Ein Projektmanager (PM) – das ist ein Mitstreiter, der sich schon einigermaßen im Projekt auskennt und genügend Zeit hat – wählt ein Projekt nach seinem Geschmack oder den Wünschen anderer Mitstreiter aus. Zunächst wird durch ein Copyright Team geklärt, ob das Buch auch wirklich gemeinfrei ist und damit später im Project Gutenberg veröffentlicht werden darf. Der Projektmanager führt die Texterkennung durch und korrigiert die gröbsten Fehler, dann stellt er das Buch mit einer kurzen Inhaltsbeschreibung und Hinweisen zur Korrektur in das Projekt ein. Anschließend beantwortet er Rückfragen seiner Mitstreiter.
Nun beginnt die eigentliche Korrekturarbeit in 5 Runden. Der Korrektor wählt sich ein Projekt aus und ruft eine Seite ab. Er erhält parallel die gescannte Seite und den erkannten Text angezeigt und korrigiert nur die Fehler der OCR-Software. Dieser Schritt wird zweimal wiederholt, wobei im ersten Korrekturlauf jeder, im letzten nur erfahrene Korrektoren mitmachen dürfen. Daran schließen sich zwei Formatierungsrunden an, in denen Überschriften, Textauszeichnungen wie Fett- und Kursivdruck und Gedichte in einer Mischung aus HTML- und Wiki-Syntax gekennzeichnet werden.
Zu jedem Projekt existiert ein eigenes Forum, in dem Fragen zu Korrekturproblemen (z. B. die Behandlung unüblicher Zeichen oder Formatierungen) mit dem Projektmanager oder untereinander besprochen werden. Für deutsche Projekte finden diese Diskussionen normalerweise auch in deutscher Sprache statt, so dass die Mitarbeit auch mit bescheidenen Englischkenntnissen problemlos möglich ist.
Hat ein Projekt alle fünf Runden passiert, was normalerweise zwischen einigen Tagen und mehreren Monaten dauert, übernimmt ein Postprocessor (PP) die Einzelseiten und setzt sie zum kompletten Buch zusammen. Nach einer nochmaligen Prüfung durch den Postprocessing Verifier wird das so erstellte E-Book auf Project Gutenberg bereitgestellt.