Musterfirma

Briefklasse tucletter

Für die Produktion von Briefen auf der Grundlage des neuen Corporate Designs der Uni steht eine uniweit einheitliche Briefklasse tucletter zur Verfügung. Sie wird durch das URZ bzw. das MRZ auf den Fileservern bereitgestellt und gepflegt. Die Autoren Dr. W. Riedel und Dr. W. Fleischer betrachten den erreichten Stand als vorzeigbar und verwendbar, arbeiten aber weiterhin an der Klasse und sind natürlich für Hinweise jeder Art dankbar. Grundlage der Klasse ist die im KOMA-Script Paket enthaltene Briefklasse scrlttr2.

Beim Betrachten des neuen Corporate Design (www.tu-chemnitz.de) fällt auf den ersten Blick neben dem neuen Logo der Universität vor allem die rechts den Brieftext begrenzende Spalte mit den festen und variablen Angaben zum Brief auf.

Erst auf den zweiten Blick werden einige Details sichtbar. So ist das Uni-Logo eine Grafik, welche das stilisierte Gebäude und den zugehörigen Text einschließt. Oben rechts befindet sich eine sogenannte Textmarke - ebenfalls eine Grafik - mit der Bezeichnung der Fakultät. Beide Grafiken sind im Original grün gefärbt. Auf dem Laserdrucker erscheinen sie grau oder auf Wunsch auch schwarz.

Die rechte Spalte unter der Textmarke besteht aus zwei Blöcken. Der obere Block beginnt mit Ortsangabe und Datum. Daran schließen sich Telefon, Fax, Name und Aktenzeichen des Bearbeiters in dieser Reihenfolge nach unten wachsend an. Der untere Block wächst aufwärts und enthält von oben gesehen eine Bereichsbezeichnung, ein Logo, die Adressangaben und die Bankverbindung. Schliesslich fällt die Verwendung einer serifenlosen Schrift für den Briefkörper ins Auge.

Der Brief in dieser Form entsteht durch Verarbeitung des folgenden L^AT_EX-Files:

Der eigentliche Brief folgt dem bekannten Schema. Alle Möglichkeiten der KOMA-Klasse scrlttr2 sind (soweit sinnvoll) einsetzbar.  Mit tucletter wird die neue für die gesamte Universität entworfene L^AT_EX-Klasse aufgerufen. Die Einstellung zur Schriftgrösse ist in dieser Art neu. Der Schlüssel zu Brief für die Mathematik liegt jedoch in der Angabe mathe. Sie sorgt dafür, dass in dem Brief alle für die Fakultät erforderlichen Angaben erscheinen. Dies wird besonders deutlich, wenn der Brief ohne diese Angabe bearbeitet wird:

Ohne mathe werden nur die allgemeinen Angaben der Universität aufgerufen - der Brief ist so nicht verwendungsfähig.

Die Angaben head und black steuern das allgemeine Aussehen des Briefes. head steuert das Erscheinen des Logos, der Textmarke und der senkrechten Trennlinie. Auf vorgedruckten Briefbögen dürfen diese Dinge nicht erscheinen. Mit black wird die Farbe des Logos und der Textmarke gesteuert. Im Beispiel nicht aufgeführt ist die Einstellung english, die die ansonsten voreingestellten deutschen Textbestandteile durch englische Entsprechungen ersetzt. Dabei wird auch die Silbentrennung von Deutsch auf Englisch umgeschalten.

Für das Erscheinen der Angaben zum Bearbeiter sind weitere Befehle notwendig. Diese können direkt nach dem Befehl \documentclass... eingefügt werden (eine weitere Möglichkeit wird anschließend beschrieben):  

Diese Angaben können auch in einer separaten Datei untergebracht werden, z.B. in mfrau.lco. Der Name mfrau ist dabei beliebig setzbar, die Dateierweiterung lco dagegen zwingend erforderlich. Diese Datei wird am besten unter g:\texmf\tex\latex\privat bzw. $home/texmf/tex/latex/privat abgelegt. Sie hat folgenden Inhalt:

Die vollständige Beispieldatei mfrau.lco befindet sich auf dem Fileserver. Die Präambel des Briefes ist so abzuändern, dass jetzt mfrau anstelle von mathe aufgerufen wird:

Bei englischen Briefen, also mit english=true in der Präambel, bleibt noch die Übersetzung der Angabe in signature. Folgende Angabe hilft weiter:

Der untere Block der rechten Spalte lässt sich ebenfalls modifizieren. Hierfür stehen die Kommandos

zur Verfügung. Die entsprechenden Eintragungen erscheinen in der gegebenen Reihenfolge. Eine Veränderung dieser Angaben kommt für Bereiche oder das MRZ in Frage. Es ist sinnvoll, eine Datei analog mfrau.lco dafür zu verwenden. Für das Mathematische Rechenzentrum gibt es auf dem Fileserver eine Datei mrz.lco folgenden Inhaltes:

Jetzt muss natürlich die Datei mfrau.lco angepasst werden. Der Verweis auf mathe ist jetzt durch den Verweis auf mrz zu ersetzen. Dies funktioniert so, dass nach den Uni-spezifischen Einstellungen die Einstellungen der Fakultät und danach die Einstellungen des MRZ geladen werden. Zum Schluss folgen die individuellen Einstellungen aus mfrau.lco.

Sonderformen für Briefe sind Hausmitteilungen und für den Faxversand angepasste Briefe.

Mit der Angabe inhouse wird ein bestehender Brief zu einer Hausmitteilung modifiziert. Dieser Aufruf liest zusätzlich die Angabe der Strukturnummer in der Variablen fakstrukt  und gibt diese innerhalb des kombinierten Adress/Absenderfeldes aus. Mit der Angabe faxltr wird ein bestehender Brief zu einer Faxmitteilung modifiziert.  Dieser Aufruf liest zusätzlich die Angabe der Zielfaxnummer in der Variablen anfak  und

und gibt diese innerhalb des kombinierten Adress/Absenderfeldes aus. Weiter wird dort auch die Anzahl der Seiten angegeben. Dies erfordert den zweimaligen Aufruf von L^AT_EX für eine korrekte Angabe.