Nutzungshinweise

Aufgrund des hohen Funktionsumfangs von Microsoft Exchange ist es für den Nutzer unerlässlich, sich die grundsätzliche Funktionsweise dieses Dienstes zu vergegenwärtigen, um gewissen Stolperfallen bei der Bedienung aus dem Weg zu gehen.

Funktionsweise von Exchange

Microsoft Exchange ist ein Mailserver, d.h. die Aufgabe des Exchange-Dienstes ist eigentlich der Austausch elektronischer Post. Im Laufe der Zeit wurden die Fähigkeiten von Exchange um Groupware-Dienste wie z.B. die Verwaltung von Kalendern, Kontakt und Aufgaben angereichert. Das Exchange-Postfach speichert deshalb auch alle Termine, Kontakt und Aufgaben.

Die Funktion all dieser Groupware-Dienste basiert im Wesentlichen auf dem Austausch von E-Mails. So führt z.B. die Einladung zu einer Besprechung dazu, dass der Organisator allen Teilnehmern eine E-Mail mit einem speziellen Anhang verschickt, der die Rahmendaten (Ort, Zeit, Dauer, Themen, Teilnehmer, etc.) zu diesem Termin enthält. Die Zu- bzw. Absagen der Teilnehmer werden ebenfalls per Mail an den Organisator verschickt und dort im Kalender eingepflegt.

Dem Mailversand kommt folglich eine hohe Bedeutung zu. Sollte Sie (ggf. unabsichtlich) Änderungen an Terminen nicht per Mail an Ihre Kollegen bekannt geben, wird dies mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu führen, dass Termine nicht wie gewollt zu Stande kommen. Lesen daher die folgenden Empfehlungen und Hinweise sorgfältig durch, um ungewünschte Überraschungen zu vermeiden.

Empfehlungen für die Nutzung von Exchange

Die wichtigsten Hinweise zur Benutzung von Exchange haben wir für Sie in der folgenden Übersicht zusammengefasst.

• Exchange unterscheidet bei Terminen zwischen Organisator und Teilnehmer. Der Organisator ist die Person, die zum Termin eingeladen hat. Teilnehmer sind diejenigen, an die sich die Einladung richtet.
• Löschen Sie Terminanfragen nicht. Wenn Sie an einem Termin nicht teilnehmen können, sagen Sie bitte immer explizit ab.
• Stellen Sie sicher, dass Änderung an Terminen an alle Beteiligten verschickt werden, auch wenn Ihnen Outlook bzw. Outlook Wep App explizit anbietet Änderungen nicht per Mail zu verschicken. Sollten Sie Änderungen nur an einen bestimmten Teilnehmerkreis verschicken, so werden alle anderen Teilnehmer diese Änderung nicht wahrnehmen.
• Verarbeiten Sie Absagen des Organisator explizit. Ein vom Organisator abgesagter Termin wird erst aus Ihrem Kalender entfernt, wenn Sie dies durch einen Klick auf "Vom Kalender entfernen" bestätigen. Sollten Sie diesen Schritt vergessen, werden sie für Ihre Kollegen weiterhin als "belegt" angezeigt.
• Leiten Sie Einladung nicht weiter. Informieren Sie stattdessen den Organisator, dass er diese Person zusätzlich einlädt. Andernfalls werden alle anderen Teilnehmer nicht über den zusätzlichen Teilnehmer informiert.
• Nehmen Sie als Teilnehmer keine Änderung an einem Termin vor. Bei der nächsten Aktualisierung durch den Organisator würden diese Informationen verloren gehen.

Weiterhin gibt es im Internet eine Reihe umfangreicher Übersichten, die z.T. über die oben aufgeührten Punkte hinausgehen und einen Blick wert sind.

• Frank Carius: "Grundregeln für die Arbeit mit Terminen"
• Sehr gute Übersicht der Ohio University (englischsprachig)

Unterschiede zwischen GApps und Exchange

Bei Microsoft Exchange besitzt jede an einem Termin beteiligte Person eine eigene Kopie des Termins in ihrem persönlichen Postfach. In Google Apps implementiert eine zentrale Termindatenbank in der jeder Nutzer nur die Termine einsehen kann, die ihn betreffen. Aufgrund dieser technischen Unterschiede müssen sich bisherige GApps-Nutzer auf einige Umstellungen einstellen.

Folgende Übersicht listet die wichtigsten Unterschiede auf.

• In Exchange kann nur noch der Organisator sehen welche der Teilnehmer zu oder abgesagt hat, da nur der Organisator die Zu- und Absagen der Teilnehmer erhält.
• Die Einladungsmail besteht in Exchange nur aus dem eigentlichen Text und den Anhängen, die bei Erstellung des Termins angegeben wurden. Der Textteil der Einladungsmail wird nicht wie bei GApps durch Informationen zu Ort, Zeit und Teilnehmerkreis ergänzt. Die meisten Mail-Programme sind in der Lage diese Daten aus dem Anhang der Einladung auszulesen und darzustellen. Allerdings wird diese Funktion nicht von jedem Mail-Programm bereitgestellt. Wir empfehlen daher beim Anlegen eines Termins die wichtigsten Daten zum Termin nochmals in den Textteil aufzunehmen.