Bedienanleitung VoIP-Telefon, Typen 7940/41, 7960/61

Dieser Text stellt eine praxisorientierte, kurze Einführung in die Nutzung der wichtigsten Funktionen der VoIP-Telefone dar.

• Autoren: URZ-VoIP-Team
• Arbeitsstand: 18. Juli 2006

• Anmelden am Telefon
• Anrufen
• Gespräch beenden
• Gespräch annehmen
• Gespräch unterbrechen
• Konferenzschaltung
• Sprach-Mailbox
• Komfortablere Bedienfunktionen
  • Wahlwiederholung
  • Gleichzeitiger zweiter Anruf
  • Anruflisten
  • Stummschaltung
  • Privatgespräche
• Einstellungen
  • Rufumleitung
  • Anrufbeantworter konfigurieren
  • Anrufbeantworter aktivieren
  • Klingelton
  • Klingellautstärke
  • Sprachlautstärke
  • Kontrast am Display
  • Setzen eines Kennwortes für Privatgespräche
  • Einstellung vom Computer aus

Anmelden am Telefon

Dies ist z. B. nützlich, wenn Sie öfter den Raum wechseln und immer unter Ihrer persönlichen Telefonnummer erreichbar sein wollen.

1. Service-Taste: drücken
2. Telefon anmelden
   ,
   (  Ausw.  )

3. Benutzer-ID: xxxx	→ Geben Sie hier Ihr Nutzerkennzeichen ein. (Texteingabe wie beim Handy)
   PIN:yyyyy	→ Geben Sie hier die zugeschickte PIN ein (Angaben als * sichtbar)

   
   
4. (  Senden  )

Anrufen

möglich ist:

• Wählen mit abgenommenen Hörer
• Wählen mit aufgelegtem Hörer (bei Gesprächsbeginn wird automatisch der Lautsprecher aktiviert)
• Wählen mit eingeschaltetem Lautsprecher ( drücken)
• Drücken der Taste
  (  RufNeu  )

Das Wählen erfolgt durch:

1. Schritt:
   • Eingabe der Telefonnummer → zu den bereits eingegebenen Ziffern werden passende Telefonnummern aus dem Speicher des Telefons angeboten, ggf. Zeile auswählen oder
   • Suche der Person in einer Liste: drücken
     
     1. Personenverzeichnis
        ,
        (  Ausw.  )
        → zur Auswahl die Pfeiltasten benutzen)
     2. Nachname:
        Vorname:
        …
        ← die ersten Buchstaben vom Namen oder Vornamen des Gesuchten eingeben
        
     3. (  Suchen  )
2. Schritt:
   • Hörer abnehmen oder
   • (  Wählen  )
     oder
   • Lautsprechertaste drücken → Taste leuchtet dann grün

Gespräch beenden

• Hörer auflegen oder
• (  Beenden  )
  oder
• (wenn Lautsprecher eingeschaltet ist:) erneut drücken, Taste leuchtet nicht mehr

Gespräch annehmen

Telefon „klingelt“ …

• Hörer abnehmen oder
• drücken oder
• (  Annehm.  )

Gespräch unterbrechen

im laufenden Gespräch ist eine Frage an eine andere Person notwendig …

• (  Überg.  )
• neue Nummer eingeben
• wenn „Zwischengespräch“ beendet oder keine Verbindung zustande kommt:
  (  Heranh.  )
  oder Anruf an die andere Person übergeben:
• (  Überg.  )
  erneut drücken
• das erneute „Übergeben“ ist auch möglich, bevor sich der Empfänger gemeldet hat

Konferenzschaltung

Eine weitere Person soll in das laufende Gespräch einbezogen werden

1. (  Weiter  )
   ,
   (  Konfer.  )
2. neue Nummer eingeben
3. wenn Verbindung hergestellt ist:
   (  Konfer.  )
   erneut drücken
4. Vorgang kann wiederholt werden, um die Konferenz um weitere Personen zu erweitern

Sprach-Mailbox

landläufig und eigentlich fälschlich als „Anrufbeantworter“ bezeichnet …

Zur richtigen Einstellung der Sprach-Mailbox siehe Kapitel „Einstellungen“.

Dass auf der Sprach-Mailbox eine Nachricht eingegangen ist, erfährt man zweifach:

• E-Mail mit dem Subject „Neue Sprachnachricht (… Sekunden) von … an …“, diese E-Mail hat als Anhang eine .wav-Datei, die man mit geeigneten Werkzeugen anhören kann
• die rote Lampe im Telefonhörer (LED) leuchtet
  drücken und den Anweisungen der automatischen Ansage folgen, die Bedienung ist analog eines privaten Anrufbeantworters, also Nachricht(en) anhören, löschen usw. durch Drücken entsprechender Zifferntasten

Komfortablere Bedienfunktionen

Wahlwiederholung

erneute Wahl der zuletzt gewählten Nummer

Gleichzeitiger zweiter Anruf

Man kann am VoIP-Telefon (theoretisch) mehrere Gespäche gleichzeitig führen

• Verschieben des ersten Anrufs in die Warteschleife (Anrufer hört Musik):
  (  Halten  )
  damit ist das neue Gespräch aktiv
• Gespräch aus Warteschleife wieder zurückholen:
  (  Heranh.  )

Anruflisten

Das Telefon speichert die Nummern aller aus- und eingegangenen Anrufe …

Verzeichnistaste drücken

(zur Auswahl die Pfeiltasten benutzen) → dort wieder eine Zeile auswählen, mit (  Wählen  ) wird diese Nummer (erneut) angerufen.

Stummschaltung

z. B. für interne Absprachen im Zimmer: alle Mikrofone werden deaktiviert, der Anrufer (oder Angerufene) kann nichts mehr hören, aber man hört ihn

• drücken, Taste leuchtet dann rot
• Wiedereinschalten des Mikrofons: erneut drücken, Taste leuchtet nicht mehr

Privatgespräche

Service-Taste: drücken

1. Privatgespräch
   ,
   (  Ausw.  )
2. Privatgespräch führen
   ,
   (  Auswahl  )
3. Kennwort:
   ← das von Ihnen selbst gesetzte Kennwort für Privatgespräche (siehe unten)
4. (  Senden  )
   → selbsterklärende Ausschrift: „Das nächste Telefongespräch innerhalb von 3 Minuten wird als Privatgespräch verzeichnet.“
5. (  Schließen  )

Einstellungen

Rufumleitung

Damit werden alle eingehenden Anrufe auf diese Telefonnummer umgeleitet.

→ Nummer eingeben

Rückgängigmachen einer eingestellten Rufumleitung: (  Rufuml.  ) → erneut drücken

Anrufbeantworter konfigurieren

drücken und den Anweisungen der automatischen Ansage folgen (die Bedienung ist analog eines privaten Anrufbeantworters), also Festlegen eines Begrüßungstextes, des eigenen Namens usw.

Anrufbeantworter aktivieren

1. Service-Taste: drücken
2. Rufumleitung konfigurieren
   ,
   (  Ausw.  )
3. persönliche Nummer auswählen aus der Liste der möglichen Leitungen
   (  Wählen  )
4. Funktion wählen
5. (  frei  )
6. Telefonnummer (des Anrufbeantworters) eingeben:
   zu Nummer: 991100
7. (  Senden  )
8. (  Beenden  )

Klingelton

1. Einstellungs-Taste: drücken
2. Benutzervoreinstellungen
   ,
   (  Ausw.  )
3. Ruftöne
   ,
   (  Ausw.  )
4. Jetzt sollte man zunächst einen „Standardton“ festlegen. Dazu die entsprechende Zeile mit den Pfeiltasten auswählen,
   (  Ausw.  )
5. Nun kann man alle verfügbaren Töne ausprobieren:
   (  Wiederg.  )
   und den Ton der Wahl auswählen:
   (  Ausw.  )
6. dann die persönliche Rufnummer auswählen und für diese Nummer mittels
   (  Standard  )
   den gerade festgelegten Standardton einstellen
7. Alternativ hat man bei
   (  Ausw.  )
   nochmals mehrere Töne zum Probehören und Auswählen
8. zum Verlassen jeder Menüstufe:
   (  Beenden  )

Klingellautstärke

Lautstärke-Taste: drücken, während Telefonhörer, Lautsprecher und Headset unbenutzt sind; die eingestellte Lautstärke wird automatisch gespeichert

Sprachlautstärke

während eines Anrufs die Lautstärke-Taste drücken, (  Speich.  ) (sofern die Einstellung auch für künftige Gespräche gelten soll)

Kontrast am Display

1. Einstellungs-Taste: drücken
2. Benutzervoreinstellungen
   ,
   (  Ausw.  )
3. Kontrast
   ,
   (  Ausw.  )
4. (  +  )
   und
   (  -  )
   den gewünschten Kontrast einstellen (vgl. Anzeigematrix); ggf. getrennt für das eigentliche Telefon und das Beistellgerät
5. (  Speich.  )

Setzen eines Kennwortes für Privatgespräche

1. Service-Taste: drücken
2. Privatgespräch
   ,
   (  Ausw.  )
3. Kennwort ändern
   ,
   (  Auswahl  )

Dabei ist das anfänglich gesetzte Kennwort leer. Für das Rücksetzen des Kennwortes wenden Sie sich bitte an das Dezernat 3 – Haushalt und Wirtschaft.

Einstellung vom Computer aus

Über eine Webschnittstelle sind eine ganze Reihe von z. T. zusätzlichen Einstellungen des Telefons möglich bzw. geplant: Persönlicher Telefonzugang. Zunächst ist die Anmeldung mittels des für die normale Computernutzung gültigen Nutzerkennzeichen („Benutzer-ID“) und Passwort („Kennwort“) notwendig. Derzeit gibt es folgende Funktionen:

• Telefon-PIN ändern
• Rufweiterleitung verwalten
• Parallelruf verwalten
• Persönliches Adressbuch verwalten
• Verlängern
• VOIP-Passwort ändern
• SIP-Passwort ändern

Diese Bedienungsanleitung als Faltblatt zum Ausdrucken: PDF, Postscript