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Beschaffungsrichtlinie der TU Chemnitz

Am 19.12.2022 wurde die „Richtlinie zur Beschaffung von Lieferungen und Leistungen sowie dem damit verbundenen Zahlungsverkehr“ geändert und trat ab 01.01.2023 in Kraft. Die Richtlinie ist einschließlich der Anlagen auf der Webseite des Dezernates Finanzen und Beschaffung veröffentlicht. Der Erwerb von Literatur (einschließlich E-Books) und Veröffentlichungen ist in Punkt 2.3.12 geregelt.
Die Änderung wurde im Rundschreiben des Rektors 67/2022 publiziert.

Die koordinierende Funktion der Universitätsbibliothek (UB) bei Veröffentlichungen wurde mit dem Rundschreiben 31/2021 eingeführt. Mit dieser Entscheidung wird es möglich, vor der Veröffentlichung von Artikeln, Open-Access-Vereinbarungen der Universitätsbibliothek zu prüfen und Publikationskosten zu reduzieren. Insbesondere im Rahmen des DEAL-Vertrages mit den Verlagen Springer Nature und Wiley oder dem Verlag MDPI gibt es vereinfachte Geschäftsabläufe und Rabatte. Ergänzend dazu kann die Open-Access-Beauftragte eine formale Qualitätskontrolle der geplanten Zeitschriften vornehmen, um die Gefahr von Veröffentlichungen in Predatory Journals zu reduzieren. Die Universitätsbibliothek teilt der Kostenstelle mit, wenn ein Open-Access-Förderantrag gestellt werden muss.

Die Anträge (Formular Beschaffungsantrag allgemein) werden von der UB geprüft und bearbeitet.

1. Literaturbeschaffung

Der Beschaffungsantrag ist an die E-Mail-Adresse: beschaffungsantrag_literatur@… zu schicken.
Der Beschaffungsantrag für Literatur geht in der Universitätsbibliothek ein.
Bei einem Auftragswert unter 500 Euro kann die Universitätsbibliothek die Bestellung vornehmen. (Ausnahme: Verwaltungshaushalt Dezernate - Titel 54649: Mitzeichnung des Beschaffungsantrages durch die Abteilung 3.1)
Bei einem Auftragswert über 500 Euro:
1. Bei Drittmitteln erfolgt die Mitzeichnung des Beschaffungsantrages durch die Abteilung 3.2 (Drittmittel).
  Titel: 54752, -53, -60, -70, -72, -73, -74
2. Beim Haushalt der Kostenstelle ist keine Mitzeichnung des Beschaffungsantrages nötig.
  Titel: 54751
3. Beim Verwaltungshaushalt der Dezernate erfolgt die Mitzeichnung des Beschaffungsantrages durch die Abteilung 3.1 (Haushalt).
  Titel: 54649
Die Rechnung wird von der Universitätsbibliothek mit einem Rechnungsbeiblatt versehen, der Bezeichnung, dem Sachkonto, der Ref.HÜL-Nr. (sofern vorhanden) ergänzt und bei „weitere“ unterzeichnet. Die Rechnung wird an die Kostenstelle versandt.
Die Kostenstelle finalisiert die Rechnung und sendet diese an die Abteilung 3.4.
Die Anordnung der Rechnung erfolgt im Haushalt durch die Abteilung 3.4 oder 3.1, bei Projektmitteln durch die Abteilung 3.2.

2. Veröffentlichung von Artikeln

Der Beschaffungsantrag ist an die E-Mail-Adresse: beschaffungsantrag_artikel@… zu schicken.
Bei einem Auftragswert unter 500 Euro kann die Universitätsbibliothek den Auftrag zur dezentralen Beschaffung freigeben (Ausnahme Internetbeauftragungen und Ausland: diese gehen an die Beschaffung der TU). Es erfolgt keine Festlegung der Mittel.
Bei einem Auftragswert über 500 Euro erfolgt die dezentrale Beschaffungsfreigabe. Es sollte eine Begründung beiliegen, warum der Auftragnehmer gewählt wurde.
1. Bei Drittmitteln erfolgt die Mitzeichnung des Beschaffungsantrages durch die Abteilung 3.2 (Drittmittel).
  Titel: 54752, -53, -60, -70, -72, -73, -74
2. Beim Haushalt der Kostenstelle ist keine Mitzeichnung des Beschaffungsantrages nötig.
  Titel: 54751
Veröffentlichungen von Büchern und Broschüren sowie damit verbundene Autorenverträge werden an die Abteilung 3.5 (Beschaffung)>: ( beschaffungsantrag@…) weitergeleitet und dort bearbeitet.
Die Rechnungen gehen in der Abteilung 3.4 ein und werden an die Kostenstelle weitergeleitet.
Die Kostenstelle sendet die bearbeitete Rechnung an die Abteilung 3.4 zurück.
Die Anordnung der Rechnungen erfolgt im Haushalt durch die Abteilung 3.4, bei Projektmitteln durch die Abteilung 3.2.