Hinweise für Abgaben an das Archiv
Hinweise zum Archivieren
Das in den Lehrstühlen, Fakultäten und der Verwaltung entstehende Schriftgut ist Eigentum der Universität und damit des Freistaates Sachsen, und somit muss es nach dem Sächsischen Archivgesetz und der Archivordnung der Technischen Universität Chemnitz dem zuständigen Archiv, d.h. dem Universitätsarchiv, zur Übernahme angeboten werden. Diese Anbietungspflicht ist gegeben, wenn es nicht mehr für den laufenden Dienst- bzw. Lehrbetrieb benötigt wird, wobei gesetzliche Aufbewahrungsbestimmungen zu berücksichtigen sind, spätestens jedoch 30 Jahre nach dem Entstehen des betreffenden Schriftgutes. Wenn eine Aktenübergabe an das Archiv geplant ist, sollte man sich einige Zeit vorher ins Benehmen mit dem zuständigen Archivleiter setzen. Vom Universitätsarchiv erhalten Sie Abgabelisten, die in elektronischer Ausfertigung anzufertigen und als analoge, unterschriebene Liste abzugeben sind.
Dabei sind die Akteneinheiten für die gesamte Ablieferung (von 1 - n) durchgehend zu nummerieren, und wenn es mehr als eine Liste wird, diese ebenfalls fortlaufend zu nummerieren. Durch die anbietende Stelle sind die Spalten 1, 2, 3, 6, 7 und 8 auszufüllen, wobei in Spalte 8 eventuell vorhandene gesetzliche Aufbewahrungspflichten vermerkt werden sollen. Die Listen sind von dem Verantwortlichen der aktenführenden Stelle zu unterschreiben. Aus den Akten sind eventuell vorhandene Metallteile, wie Büro- und Heftklammern, zu entfernen, soweit dadurch nicht der Zusammenhalt von Vorgängen gefährdet wird. Von den Abgabelisten ist eine schon vor der Aktenübergabe dem Universitätsarchiv zu übersenden, damit hier bereits an Hand der aufgeführten Aktentitel eine erste Bewertungsentscheidung durch den Archivar getroffen werden kann. Danach kann je nach dem Umfang der zu übernehmenden Akten, ein Archivmitarbeiter sich das Schriftgut vor Ort ansehen und bereits bei der abgebenden Stelle entscheiden, was durch eine vereinfachte Kassation sofort vernichtet werden kann. Diese ist durch ein entsprechendes Protokoll nachzuweisen. Die Aktenübergabe selbst erfolgt an einem vereinbarten Termin durch den für die Ablieferung festgelegten Sachbearbeiter des Registraturbildners aufgrund der vorliegenden Abgabelisten im Universitätsarchiv, Untergeschoss der Reichenhainer Straße 41. Nach der vorläufigen Einarbeitung des Materials erhalten die abgebenden Stellen ein Exemplar der Abgabeliste zurück, in der durch das Archiv für eine mögliche spätere Recherche eine Zugangsnummer festgehalten wurde. Nach Möglichkeit ist ein fakultätseinheitlicher Abgabezeitraum festzulegen, da das Archiv selbst unmöglich den Überblick über alle Lehrstühle und Verwaltungseinrichtungen der Universität behalten bzw. die Abgabe geordnet koordinieren kann.
Dateien von Abgabelisten
Abgabeliste Sachakten (Format *.xls) (Format: *.xlsx)
Abgabeliste Promotionsakten (Format: *.xls) (Format: *.xlsx)
Abgabeliste Studentenakten (Format: *.xls) (Format: *.xlsx)
Abgabeliste Personalakten (Format: *.xls) (Format: *.xlsx)
Die folgenden Angaben wurden entnommen:
Eckard G. Franz: Aufbewahrungspflichten in Betrieb und Verwaltung. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen, Aufbewahrungsfristen, Aufbewahrungsformen. Hannover: Klages, 1991.
Dabei ist unbedingt zu beachten, dass diese Fristen durch landesspezifische Gesetze in Sachsen abgewandelt sein können. Die aufgeführten Fristen sind also nur als Anhaltspunkt zu verstehen. Im Einzelfall müssen die diesbezüglichen Gesetze herangezogen werden. Die Aufbewahrungsfrist bedeutet auch , dass die Unterlagen vernichtet werden, sondern entsprechend der Archivordnung dem Universitätsarchiv angeboten werden sollen.
Momentan ist eine Überabeitung dieser Fristen in Arbeit, damit eine für den Freistaat Sachsen spezifische Liste hier dargeboten werden kann. Die folgenden Werte sind bis dahin nur als Anhaltspunkt zu verstehen.
Einige gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Dauernde Aufbewahrung
| Aktenverzeichnisse, Amtsübergabeakten, Amtsübergabeprotokolle, Archivverzeichnisse, Ausschussprotokolle, Bauaufsichtsakten, Benutzungsordnungen, Besoldungslisten, Beurkundungen, Unterlagen über Bibliotheksverzeichnisse, Chroniken, Datenschutz-Unterlagen, Dienstverträge leitender Personen, Disziplinarvorgänge, Verleihung von Ehrenbezeichnungen, Erklärungen zur Wahrung des Datenschutzes, Errichtung eigener Einrichtungen, Akten über Festschriften, Gebührenordnungen, Gründungsakten, Gutachterausschüsse, Akten der Jubiläen, Lohnlisten, Mitgliederverzeichnisse, Mitteilungsblätter der eigenen Verwaltung, Öffentlichkeitsarbeit, Vorgänge zu Personalakten der leitenden Dienstkräfte und Wahlbeamten, Protokollbücher, Rechnungsbücher, Rechnungsführung, Unterlagen über die Rechnungslegung, Unterlagen der Rechnungsprüfungen, Rechtsnormen, Hauptakten, Satzungen, Statistische Berichte, Stellenpläne, Stiftungen, Akten über Verträge, über Erwerb, Verkauf und Dienstbarkeiten an Grundbesitz und Gebäuden, Verwaltungsberichte |
100 Jahre
| Personalakten der vorzeitig ausgeschiedenen Bediensteten (Die Frist rechnet ab dem Tage der Geburt) |
50 Jahre
| Akten über Dienststrafsachen, Akten über Versorgungsausgleiche |
30 Jahre
| Allgemeines Kapitalvermögen, Angelegenheiten nach Art. 131 des Grundgesetzes, Beihilfen. Hauptakten, Denkmäler, Errichtung von Denkmalschutz, Denkschriften, Depotbescheinigungen, Ehrenzeichen und Orden, Eide, Akten über Entscheidungen grundsätzlicher Bedeutung, statistische Erhebungen, Festliche Begebenheiten geschichtlicher Bedeutung, Finanzaufsicht, Akten der Gedenktafeln, Gehaltskonten, Gewährleistungsverzeichnisse, Grunderwerbsurkunden, Grundstücksakten, Grundstücksverkaufsurkunden, Grundstücksverbindlichkeiten, Hauptakten, Hauptbücher zu den Jahresrechnungen, Haushaltspläne, Haushalts- und Vermögensrechnungen, Haushaltssatzungen, Jahresberichte, Jahresrechnungen, Krankengeschichten, Kunstwerke (Erwerb und Veräußerung), Lagepläne, Miet- und Pachtverträge, Ordnung der Vertretung der Dienststellen, Planungsangelegenheiten, Prüfungsakten der Verwaltungsschulen, Satzungen, Akten über den Erlass von Schenkungen, Bau von Sportanlagen, Urkunden, Veröffentlichungen der Verwaltungen, Verträge |
20 Jahre
| Amtsblätter, Aufgabengliederungen der Organisationseinheiten, Gerichtliche Vergleiche, Geschäftsberichte der Verwaltungen, Geschäftsordnungen, Geschäftsverteilungspläne, Lehr- und Lernmittel für Schulen, Organisation der Verwaltung, Stellenplanunterlagen, Verwaltungsgliederungspläne, Verwaltungsstreitverfahren |
10 Jahre
| Aktenordnungen, Aktenpläne, Arbeitszeitregelungen, Aufstellung der Haushaltspläne, Außerordentliche Rechnungsprüfungen, Ausweise, Buchhaltungskonten, Bußgeldverfahren, Dienstanweisungen, Diensträume, Akten über Dienstsiegel, Unterlagen zu Dienstwohnungen, Eingangsbücher, Finanzierungsunterlagen, Gebührennachweise, Geschäftsanweisungen, Geschäftsbücher, Geschäftsgang, Kontrollunterlagen, Gesundheitsangelegenheiten, Gutachten, Handakten der leitenden Bediensteten, Haushaltspläne, Aufstellungen, Kassenbücher, örtliche und überörtliche Kassenprüfungsberichte, Krankenblätter, Krankheitsmeldungen, Mietverträge, Nachlasssicherungen, Personalbeiakten, Personalvertretungssachen, Portobücher, Posteinlieferungsbücher, Sachkonten der Kassen, Schadensakten, Spendenbescheinigungen, Teilhaushaltsrechnungen, Unfallakten, Vereinsakten, Verlustmeldungen, Verwahrbücher der Kassen, Vorschussbücher der Kassen, Wartungsverträge, Zahlungsbeweise |
6 Jahre
| Abgangslisten, Fernsprechgebührenunterlagen, Kassenbelege, Kontogegenbücher, Rechnungen, soweit nicht zu besonderen Akten zu nehmen, Rechnungsbelege der Kassen |
5 Jahre
| Aktenregister, Angebote bei Auftragsvergaben, Arbeitsstundennachweise, Ausschreibungsunterlagen, Bestandsverzeichnisse, bewegliches Vermögen, Bücherkarteien, Bücherverlustmeldungen, Dienstausweise, Unterlagen, Einzelakten, Gebührenverzeichnisse, Gerätekarteien, Handakten, Kontoauszüge, Lagerbelege, Lohnkonten, Lohnzettel, Magazinbelege, Nebenakten, Postein- und ausgangsbücher, Prüfungsarbeiten, Statistiken, Stundenzettel, Verbesserungsvorschläge, Verwaltungsgebührennachweise |
3 Jahre
| Arbeitspläne, Inventarnachweise, Stellenausschreibungen, Wachbücher |
2 Jahre
| Amtshilfeangelegenheiten, Anfragen allgemeiner Art, Auszahlungslisten, Beschwerden, Gebührenerhebungen, Lieferscheine, Mahnsachen, Akten über Urlaubsanträge, Urlaubslisten, Vermögenswirksame Leistungen, Anträge |
Anfragen an: Universitätsarchiv Chemnitz