Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen zum Online-Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung. Datenschutz und Datensicherheit haben für die Technische Universität Chemnitz oberste Priorität, deshalb und um unserer Informationspflicht Ihnen gegenüber gerecht zu werden, erfahren Sie nachfolgend inwiefern wir personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten, das heißt solche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Weiteren „betroffene Person“) beziehen. Im Folgenden werden Sie im Einzelnen unter anderem über Art, Umfang und Zweck der von uns vorgenommenen Datenverarbeitung (z.B. Datenerhebung, -speicherung etc.) im Zusammenhang mit dem Einreichen Ihrer Bewerbungsunterlagen informiert. Sollten Sie Fragen bezüglich dieser Datenschutzerklärung haben oder von den Ihnen gewährten Rechten Gebrauch machen wollen, können Sie sich an den Empfänger Ihrer Bewerbungsunterlagen oder auch an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten s.u.) wenden.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden in der Regel das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten selbstverständlich für alle Geschlechter.

Inhaltsverzeichnis

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

IV. Bewerbungsverfahren betreffend Arbeits-/Beschäftigungsverhältnis

V. Bewerbungs-/Auswahlverfahren betreffend Ausbildungsverhältnis

VI. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Berufungsverfahren

VII. Rechte der betroffenen Person

VIII. Aktualität/Änderung dieser Datenschutzerklärung

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Technische Universität Chemnitz
vertreten durch den Rektor: Prof. Dr. Gerd Strohmeier
Straße der Nationen 62
09111 Chemnitz, Deutschland
E-Mail: rektor@…
Telefon: +49 371 531-10000
Telefax: +49 371 531-10009
Webseite TU-Chemnitz

Sollten Sie Fragen bezüglich dieser Datenschutzerklärung oder der damit im Zusammenhang stehenden Datenverarbeitungsvorgänge haben oder von den Ihnen gewährten Rechten Gebrauch machen wollen, dürfen Sie sich jederzeit sehr gerne an uns wenden:

Technische Universität Chemnitz
Dezernat Personal
Carolastraße 8
09107 Chemnitz, Deutschland
E-Mail: dezernat2@…
Telefon: +49 371 531-12200
Telefax: +49 371 531-12209
Webseite Dezernat Personal

II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte der Technischen Universität Chemnitz ist:

Gernot Kirchner
Datenschutzbeauftragter der Technischen Universität Chemnitz
Straße der Nationen 62 | R. 1/117 (neu: A14.117)
09111 Chemnitz
E-Mail: datenschutzbeauftragter@…
Telefon: +49 371 531-12030
Telefax: +49 371 531-12039
Webseite Datenschutzbeauftragter

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten einschließlich Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO von Bewerbern oder Beschäftigten nur, soweit dies zur Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienst-, Ausbildungs oder Arbeitsverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift, ein Tarifvertrag oder eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung dies vorsieht.

Betroffen sind von der dargestellten Datenverarbeitung u.a. folgende personenbezogene Daten/-kategorien:  Personaldaten (u.a. Anrede, Vor- und Nachname, ggf. Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, ggf. auch Lichtbild, soweit freiwillig angegeben), Kontakt-/Kommunikationsdaten (bspw. Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten zur Ausbildung, zum schulischen und beruflichen Werdegang (inkl. Qualifikationen, Arbeitszeugnisse, außerbetriebliche Aus- und Fortbildung, Studium) sowie zu sonstigen Qualifikationen (u.a. Sprachkenntnisse), Schwerbehinderung (soweit freiwillig angegeben), Angaben über familiäre Verhältnisse (soweit freiwillig angegeben und erforderlich, bspw. Familienstand, Lebens- bzw. Ehepartner/in, Kinder), ggf. weitere im Verlauf des Auswahlverfahrens erforderliche personenbezogene Angaben etc.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Dies betrifft auch technisch mögliche Funktionen wie das anlasslose Anti-Terror Sanktionslisten-Screening, das automatisierte Erkennen von Texten aus den Bewerbungsunterlagen („CV-Parsing“) oder das automatisierte Auswerten von Bewerbungsunterlagen mittels Matching-Technologien, welche von der Technischen Universität Chemnitz nicht eingesetzt werden.

2. Sicherheit der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung der o.g. personenbezogenen Daten – u.a. auch im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO – haben wir angemessene und spezifische Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Bewerber vorgesehen. Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen gehören dazu insbesondere: Maßnahmen nach den Art. 25, 32, 36 DSGVO, die Gewährleistung, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten eingegeben, verändert oder entfernt worden sind sowie die Sensibilisierung und Schulung von an Verarbeitungsvorgängen Beteiligten.

Eine Selbstgefährdung – z.B. durch die eigenverantwortliche Kommunikation per inhaltsunverschlüsselter E-Mail – kann dagegen nicht ausgeschlossen werden und liegt in der eigenen Verantwortung der betroffenen Person. Wir bieten Ihnen ferner an, Sie auch über den Status Ihrer Bewerbung mittels inhaltsunverschlüsselter E-Mail zu informieren, wobei dies ausschließlich nur weniger schutzwürdige Statusmitteilungen betrifft (u.a. Eingangsbestätigungen). Unter Beachtung Ihres Selbstbestimmungsrechts und der Rechte weiterer betroffener Personen ist eine Kommunikation mittels inhaltsunverschlüsselter E-Mail und damit der Verzicht auf die Anwendung technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen (postalische oder telefonische Kommunikation) allerdings nur in zu dokumentierenden Einzelfällen auf ausdrücklichen, eigeninitiativen Wunsch der informierten betroffenen Person, d.h. von Ihnen als Bewerber, möglich (Beschluss der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder vom 24. November 2021). Vor diesem Hintergrund werden Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses elektronisch um Auswahl gebeten, welchen Kommunikationsweg Sie wünschen, entweder E-Mail-Kommunikation unter Zustimmung zur inhaltsunverschlüsselten E-Mail-Kommunikation und unter Verzicht auf eine Anwendung weiterer technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen oder telefonische/postalische Kommunikation (ohne Angabe einer E-Mail-Adresse) über die angegebenen Kontaktdaten (Telefonnummer, Adresse). Im Falle einer postalischen Einreichung Ihrer Bewerbungsunterlagen können Sie uns Ihre Zustimmung schriftlich mit Einreichen der Bewerbungsunterlagen erklären, andernfalls gehen wir davon aus, dass Sie keine unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation und damit keine Statusmitteilungen zum Verfahren wünschen. Wünschen Sie trotz ursprünglich erklärter Zustimmung im Bewerbungs-/Auswahlverfahren keine (weitere) E-Mail-Kommunikation, teilen Sie dies bitte umgehend Ihrem in der Stellenausschreibung benannten Ansprechpartner mit.

3. Speicherdauer (Datenlöschung)

Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung (insbes. Bewerbungsverfahren, Bewerbermanagement, Auswahl/Bindung von Personal) entfällt.

Daten, die vor Beginn eines Dienst-, Ausbildungs- oder Arbeitsverhältnisses erhoben wurden, werden unverzüglich – nach 6 Monaten (Tarifbeschäftigte/Auszubildende) bzw. 13 Monaten (Beamte) – datenschutzkonform gelöscht, sobald feststeht, dass ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt (Zusendung der Absage).

Eine Datenlöschung erfolgt nicht, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass durch die Löschung schutzwürdige Belange der betroffenen Person beeinträchtigt werden. In diesem Fall wird die betroffene Person hiervon verständigt. Schriftliche Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich nicht zurückgesandt, sondern unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet. Wünschen Sie dagegen eine Rücksendung, legen Sie Ihrer Bewerbung bitte einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag bei. Sofern Ihre Bewerbung Erfolg hatte, werden die o.g. personenbezogenen Daten aus dem Bewerbungsverfahren in Ihre Personalakte übernommen.

4. Gesetzliche bzw. vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen  der Nichtbereitstellung

Wir informieren Sie, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist oder sich auch aus vertraglichen Regelungen ergeben kann. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Bewerberdaten erfolgt dagegen freiwillig. Sie ist jedoch für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens zwingend erforderlich, so dass ohne vollständige Zurverfügungstellung eine Teilnahme am Verfahren nicht stattfinden kann.

IV. Bewerbungsverfahren betreffend Arbeits-/Beschäftigungs-/Dienstverhältnis

1. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 11 SächsDSDG (Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz) bzw. § 111 Abs. 6 SächsBG (Sächsisches Beamtengesetz). Dies gilt auch für Daten Dritter, deren Verarbeitung für diese Zwecke erforderlich ist (§ 11 Abs. 1 S. 2 SächsDSDG).

2. Weitergabe der personenbezogenen Daten (Empfänger/-kategorien)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in der Regel nur durch die nachfolgend genannten natürlichen bzw. juristischen Personen: Technische Universität Chemnitz.

Für die Anbahnung eines Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses umfasst dies insbesondere die Datenverarbeitung durch durch den in der Stellenausschreibung benannten Empfänger der Bewerbungsunterlagen, die zuständige Personalvertretung, die Gleichstellungsbeauftragte, ggf. durch die Schwerbehindertenvertretung gemäß der zugrunde liegenden Beteiligungsvorschriften, ggf. durch entsprechende Auswahlkommissionen (sofern vorgesehen) sowie durch die für das Verfahren zuständigen verwaltungsinternen Mitarbeiter der Universitätsverwaltung sowie im Falle der Begründung eines Beamtenverhältnisses ggf. auch durch das Sächsische Staatsministerium für Wissenschaft, Kultur und Tourismus (SMWK).

Für die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Personalauswahlverfahren setzt die Technische Universität Chemnitz zudem unterstützend eine Bewerbermanagementsoftware ein, unabhängig davon, ob Sie das Online-Bewerbungsformular für Ihre Bewerbung nutzen oder Ihre Bewerbung auf anderem Wege an uns richten, so dass diese im zuletzt genannten Fall nach Bewerbungszugang von der Technischen Universität Chemnitz in die Managementsoftware eingepflegt und dort weiterverarbeitet wird. Die Bewerbungsmanagementsoftware wird von der BITE GmbH (Magirus-Deutz-Str. 12, 89077 Ulm, Tel.: 0731/14 11 50-0, E-Mail: datenschutz@b-ite.de) zur Verfügung gestellt, welche im Auftrag der Technischen Universität Chemnitz Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Hierfür wurde mit der BITE GmbH ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten durch uns an andere – hier nicht benannte – Dritte, d.h. natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, mit Ausnahme der betroffenen Person, des Verantwortlichen und gegebenenfalls vorhandener Auftragsverarbeiter, erfolgt grundsätzlich nicht, ebenso wenig wie eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt.

V. Bewerbungs-/Auswahlverfahren betreffend Ausbildungsverhältnis

1. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 11 SächsDSDG (Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz) ) bzw. § 111 Abs. 6 SächsBG (Sächsisches Beamtengesetz) i.V.m. §§ 59 ff. SächsHSG (Sächsisches Hochschulgesetz) i.V.m. Berufungsordnung der Technischen Universität Chemnitz in der jeweils aktuellen Fassung.

2. Weitergabe der personenbezogenen Daten (Empfänger/-kategorien)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in der Regel nur durch die nachfolgend genannten natürlichen bzw. juristischen Personen: Technische Universität Chemnitz.

Für die Anbahnung eines Ausbildungsverhältnisses umfasst dies insbesondere die Datenverarbeitung durch den in der Stellenausschreibung benannten Empfänger der Bewerbungsunterlagen, die zuständige Personalvertretung (Personalrat), die Gleichstellungsbeauftragte, ggf. durch die Schwerbehindertenvertretung gemäß der zugrunde liegenden Beteiligungsvorschriften, ggf. durch entsprechende Auswahlkommissionen (sofern vorgesehen) sowie durch die für das Verfahren zuständigen verwaltungsinternen Mitarbeiter der Universitätsverwaltung.

Für die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Personalauswahlverfahren setzt die Technische Universität Chemnitz zudem unterstützend eine Bewerbermanagementsoftware ein, unabhängig davon, ob Sie das Online-Bewerbungsformular für Ihre Bewerbung nutzen oder Ihre Bewerbung auf anderem Wege an uns richten, so dass diese im zuletzt genannten Fall nach Bewerbungszugang von der Technischen Universität Chemnitz in die Managementsoftware eingepflegt und dort weiterverarbeitet wird. Die Bewerbungsmanagementsoftware wird von der BITE GmbH (Magirus-Deutz-Str. 12, 89077 Ulm, Tel.: 0731/14 11 50-0, E-Mail: datenschutz@b-ite.de) zur Verfügung gestellt, welche im Auftrag der Technischen Universität Chemnitz Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Hierfür wurde mit der BITE GmbH ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Im Rahmen des Auswahlverfahrens für Auszubildende erhalten ferner Mitarbeitende der Professur Persönlichkeitspsychologie und Diagnostik der Technischen Universität Chemnitz Zugriff auf die erhobenen Daten in pseudonymisierter Form, d.h. die Auswertung der testpsychologischen Verfahren erfolgt anhand einer personengebundenen zufällig erzeugten Identifikationsnummer. Auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags i.S.d. Art. 28 DSGVO erfolgt darüber hinaus zum Zwecke der Testauswertung und Zuordnung zu Normentabellen im Auftrag der Technischen Universität Chemnitz die Weitergabe der folgenden personenbezogenen Daten in pseudonymisierter Form (zufällig erzeugte Bewerberkennzahl) an den Hogrefe Verlag GmbH & Co. KG., Merkelstraße 3, 37085 Göttingen: Alter, Geschlecht, Schulform, Antworten ausschließlich aus den Testfragebögen zum Eignungstest.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten durch uns an andere – hier nicht benannte – Dritte, d.h. natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, mit Ausnahme der betroffenen Person, des Verantwortlichen und gegebenenfalls vorhandener Auftragsverarbeiter, erfolgt grundsätzlich nicht, ebenso wenig wie eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt.

VI. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Berufungsverfahren der TU Chemnitz

1.Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 11 SächsDSDG (Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz) ) bzw. § 111 Abs. 6 SächsBG (Sächsisches Beamtengesetz) i.V.m. §§ 59 ff. SächsHSG (Sächsisches Hochschulgesetz) i.V.m. Berufungsordnung der Technischen Universität Chemnitz in der jeweils aktuellen Fassung.

2. Weitergabe der personenbezogenen Daten (Empfänger/-kategorien)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in der Regel nur durch die nachfolgend genannten natürlichen bzw. juristischen Personen: Technische Universität Chemnitz.

Im Rahmen von Berufungsverfahren erfolgt insbesondere eine Datenverarbeitung durch den Berufungsbeauftragten, die Mitglieder der Berufungskommission, die Gremien der Technischen Universität Chemnitz, die mit Berufungsangelegenheiten zu befassen sind (z.B. Rektorat, Fakultätsrat), sowie durch verfahrensbegleitende externe Gutachter, die Gleichstellungs-beauftragte, die Fakultäts- und Universitätsverwaltung sowie durch das Sächsische Staatsministerium für Wissenschaft, Kultur und Tourismus und ggf. durch die Schwerbehindertenvertretung gemäß der zugrunde liegenden Beteiligungsvorschriften.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten durch uns an andere – hier nicht benannte – Dritte, d.h. natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, mit Ausnahme der betroffenen Person, des Verantwortlichen und gegebenenfalls vorhandener Auftragsverarbeiter, erfolgt grundsätzlich nicht, ebenso wenig wie eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt.

VII. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person im Sinne der DSGVO, so dass Ihnen bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte gegenüber der Technischen Universität Chemnitz zustehen. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte gegenüber der Technischen Universität Chemnitz oder bei weiteren Rückfragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit unter den o.g. Kontaktdaten an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Alle Mitteilungen und Maßnahmen gemäß den Art. 15 bis 22 (u.a. Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs-, Verarbeitungseinschränkungs-, Mitteilungs-, Datenübertragbarkeits-, Widerspruchsrecht) und Art. 34 DSGVO (Benachrichtigungsrecht bei Datenschutzverletzungen) werden unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Bei offenkundig unbegründeten oder – insbesondere im Fall von häufiger Wiederholung – exzessiven Anträgen einer betroffenen Person kann die Technische Universität Chemnitz jedoch entweder ein angemessenes Entgelt verlangen, bei dem die Verwaltungskosten für die Unterrichtung oder die Mitteilung oder die Durchführung der beantragten Maßnahme berücksichtigt werden, oder sich weigern, aufgrund des Antrags tätig zu werden. Für diese Fälle hat allerdings die Technische Universität Chemnitz den Nachweis für den offenkundig unbegründeten oder exzessiven Charakter des Antrags zu erbringen.

Ergänzend wird darauf hingewiesen, dass Beschränkungen der Rechte der betroffenen Person u.a. gemäß §§ 7-10 SächsDSDG existieren. Davon betroffen sind bspw. das Löschungs- und Auskunftsrecht sowie die Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen.

1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von ihm verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

1. die Verarbeitungszwecke;
2. die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
3. die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
4. falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
7. wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen, das heißt der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Der Verantwortliche stellt eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. Für alle weiteren Kopien, die Sie beantragen, kann der Verantwortliche ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten verlangen.

Die Technische Universität Chemnitz als Verantwortliche verarbeitet jedoch naturgemäß eine große Menge von Informationen über betroffene Personen, so dass von Ihnen verlangt wird, dass Sie als betroffene Person im Rahmen der Geltendmachung Ihres Auskunftsrechts präzisieren, auf welche Informationen oder welche Verarbeitungsvorgänge sich Ihr Auskunftsersuchen bezieht, bevor Ihnen Auskunft erteilt wird, vgl. S. 7 des 63. Erwägungsgrundes der DSGVO.

Werden personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, so haben Sie als betroffene Person zudem das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie als betroffene Person zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

3. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht, Art. 17 DSGVO („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, d.h. Sie an dem Bewerbungsverfahren nicht mehr teilnehmen. Der Verantwortliche ist außerdem verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen vom Recht auf Löschung

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

1. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
2. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
3. aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h) und lit. i) sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
4. für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das oben genannte „Recht auf Vergessenwerden“ voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
5. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

1. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
2. die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
3. der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
4. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten in dem oben beschriebenen Sinne eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Verarbeitung nach den oben genannten Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

5. Recht auf Unterrichtung

Der Verantwortliche ist Ihnen gegenüber verpflichtet allen Empfängern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 16, 17 Abs. 1 und Art. 18 DSGVO mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Der Verantwortliche unterrichtet die betroffene Person über diese Empfänger, wenn die betroffene Person dies verlangt.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (u.a. pdf, csv) zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

• die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS GVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO beruht und
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie insbesondere das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. Das Recht auf Datenübertragbarkeit lässt Art. 17 DSGVO („Recht auf Vergessenwerden“) unberührt. Es gilt im Übrigen nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

7. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.  Der Verantwortliche verarbeitet in diesem Falle die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sofern und soweit sich eine Verarbeitung im Bewerbungsverfahren gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO auf Ihre vorherige Einwilligung stützt, haben Sie das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit insgesamt oder getrennt, ohne Angabe von Gründen und ohne unangemessene Nachteile mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf der Einwilligung ist so einfach wie die Erteilung der Einwilligung möglich. Im Falle des Widerrufs werden sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht, sofern es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt (Art. 17 Abs. 1 lit. b) DSGVO).

9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

1. für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
2. aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
3. mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.
   Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a) oder lit. g) DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden

Hinsichtlich der oben in Nr. 9.1. und Nr. 9.3. genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling im zuvor genannten Sinne wird von der Technischen Universität Chemnitz im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht vorgenommen.

10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder anderweitige Datenschutzbestimmungen verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde in Sachsen ist gem. Art. 51 DSGVO i.V.m. §§ 14 ff. SächsDSDG:

Sächsische Datenschutzbeauftragte
Dr. Juliane Hundert
Devrientstraße 5
01067 Dresden
Internet: www.saechsdsb.de
E-Mail: post@…
Telefon: 0351/85471-101
Telefax: 0351/85471-109

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

VIII. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand vom 10. Juni 2024. Durch die Weiterentwicklung unseres Bewerbungsverfahrens oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern/zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter Website des Dezernat Personals bzw. unter Schlagwortsuche von Ihnen abgerufen, ausgedruckt und gespeichert werden.

Privacy policy

General notes and mandatory information on the online application procedure

We look forward to receiving your application. Data protection and data security are a high priority for Chemnitz University of Technology. Therefore, and in order to fulfill our duty to inform you, you will find out below to what extent we process personal data as part of the application process, i.e. information that relates to an identified or identifiable natural person (hereinafter referred to as "data subject"). In the following, you will be informed in detail about the type, scope and purpose of the data processing we carry out (e.g. data collection, storage, etc.) in connection with the submission of your application documents. If you have any questions regarding this privacy policy or wish to exercise the rights granted to you, you can contact the recipient of your application documents or our data protection officer (see below for contact details).

For reasons of better readability, the generic masculine is generally used in the following. All references to persons naturally apply to all genders.

Table of contents

I. Name and contact details of the responsible institution

II. contact details of the data protection officer

III. general information on data processing

IV. Application procedure regarding employment/employment relationship

V. Application/selection procedures concerning training relationships

VI. Data processing in connection with appointment procedures

VII. Rights of the data subject

VIII. Up-to-dateness/amendment of this privacy policy

I. Name and contact details of the responsible institution

The responsible institution within the meaning of the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and other national data protection laws of the member states as well as other data protection regulations is

Chemnitz University of Technology
represented by the Rector: Prof. Dr. Gerd Strohmeier
Straße der Nationen 6209111 Chemnitz, Germany
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Phone: +49 371 531-10000
Fax: +49 371 531-10009
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II. Contact details of the data protection officer

The data protection officer of Chemnitz University of Technology is

Gernot Kirchner
Data Protection Officer of Chemnitz University of Technology
Straße der Nationen 62 | R. 1/117 (new: A14.117)
09111 Chemnitz
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III. general information on data processing

1. Description and scope of data processing

We process personal data, including data within the meaning of Art. 9 para. 1 GDPR, of applicants or employees only insofar as this is necessary to enter into, implement, terminate or process the service, training or employment relationship or to implement organizational, personnel and social measures, in particular for the purposes of personnel planning and personnel deployment, or if this is provided for by law, a collective agreement or a service or works agreement.The following personal data/categories are affected by the data processing described:  Personal data (e.g. title, first and last name, if applicable birth name, date of birth, place of birth, nationality, if applicable also photo, if voluntarily provided), contact/communication data (e.g. address, telephone number, e-mail address), data on education, school and professional career (incl. qualifications, job references, external training and further education, studies) as well as other qualifications (e.g. language skills), severe disability (if provided voluntarily), information on family circumstances (if provided voluntarily and required, e.g. marital status, partner or spouse, children), any other personal information required during the selection process, etc.Automated decision-making including profiling within the meaning of Art. 22 GDPR does not take place. This also applies to technically possible functions such as anti-terror sanction list screening without cause, the automated recognition of texts from application documents ("CV parsing") or the automated evaluation of application documents using matching technologies, which are not used by Chemnitz University of Technology.

2. security of data processing

When processing the above-mentioned personal data - including within the meaning of Art. 9 para. 1 GDPR - we have taken appropriate and specific measures to protect the interests of the applicants concerned. Taking into account the state of the art, the costs of implementation and the nature, scope, context and purposes of processing as well as the risk of varying likelihood and severity for the rights and freedoms of natural persons posed by the processing, these measures include, in particular Measures in accordance with Art. 25, 32, 36 GDPR, ensuring that it can be subsequently verified and established whether and by whom personal data has been entered, modified or removed, as well as raising awareness and training of those involved in processing operations.

However, self-endangerment - e.g. through independent communication by unencrypted e-mail - cannot be ruled out and is the responsibility of the person concerned. We also offer to inform you about the status of your application by means of unencrypted e-mail, whereby this only concerns status messages that are less worthy of protection (e.g. confirmations of receipt). However, taking into account your right to self-determination and the rights of other data subjects, communication by means of unencrypted e-mail and thus the waiver of the application of technical and organizational protective measures (postal or telephone communication) is only possible in individual cases to be documented at the express, self-initiated request of the informed data subject, i.e. you as an applicant (resolution of the Conference of Independent Federal and State Data Protection Supervisory Authorities of 24 November 2021). Against this background, as part of the application process you will be asked electronically to choose which communication channel you wish to use, either e-mail communication with consent to unencrypted e-mail communication and waiving the use of further technical and organizational protective measures or telephone/postal communication (without providing an e-mail address) via the contact details provided (telephone number, address). If you submit your application documents by post, you can declare your consent to us in writing when submitting the application documents, otherwise we will assume that you do not wish to receive unencrypted e-mail communication and therefore no status notifications regarding the process. If you do not wish to receive any (further) e-mail communication during the application/selection process despite having originally given your consent, please inform your contact person named in the job advertisement immediately.

3. storage duration (data deletion)

The personal data processed by us will be deleted or blocked as soon as the purpose of the data processing (in particular application procedure, applicant management, selection/retention of personnel) no longer applies.

Data that was collected before the start of a service, training or employment relationship will be deleted immediately - after 6 months (tariff employees/trainees) or 13 months (civil servants) - in accordance with data protection regulations as soon as it is clear that a service or employment relationship will not be established (sending of the rejection).

Data will not be erased if there is reason to assume that the erasure would adversely affect the interests of the data subject that are worthy of protection. In this case, the data subject will be informed accordingly. Written application documents are generally not returned, but destroyed in compliance with data protection regulations. However, if you wish to return them, please enclose a stamped, self-addressed envelope with your application. If your application is successful, the above-mentioned personal data from the application process will be transferred to your personnel file.

4. legal or contractual regulations for the provision of personal data and consequences of non-provision

We inform you that the provision of personal data is partly required by law or may also result from contractual regulations. However, the provision of your personal applicant data is voluntary. However, it is absolutely necessary for the application procedure to be carried out, so that participation in the procedure cannot take place without complete provision.

IV. Application procedure regarding employment/employment relationship

1. legal basis for the processing of personal data

The legal basis for the processing of personal data as part of the application process is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. e), para. 3, Art. 88 GDPR in conjunction with Section 11 SächsDSDG (Saxon Data Protection Implementation Act) and Section 111 para. 6 SächsBG (Saxon Civil Service Act). This also applies to third-party data whose processing is necessary for these purposes (Section 11 (1) sentence 2 SächsDSDG).

2. disclosure of personal data (recipients/categories)

As a rule, personal data is only processed by the natural or legal persons named below: Chemnitz University of Technology.

For the initiation of an employment/service relationship, this includes in particular data processing by the recipient of the application documents named in the job advertisement, the responsible staff representative body (staff council), the equal opportunities officer, if applicable by the representative body for severely disabled persons in accordance with the underlying participation regulations, if applicable by corresponding selection committees (if provided for) and by the internal administrative staff of the university administration responsible for the procedure and, if a civil servant relationship is established, if applicable also by the Saxon State Ministry of Science, Culture and Tourism (SMWK).

Chemnitz University of Technology also uses applicant management software to support the collection and processing of personal data in connection with personnel selection procedures, regardless of whether you use the online application form for your application or send your application to us by other means, so that in the latter case it is entered into the management software by Chemnitz University of Technology after receipt of the application and processed there. The application management software is provided by BITE GmbH (Magirus-Deutz-Str. 12, 89077 Ulm, phone: 0731/14 11 50-0, e-mail: datenschutz@b-ite.de), which processes your personal data on behalf of Chemnitz University of Technology. For this purpose, an order processing contract was concluded with BITE GmbH in accordance with Art. 28 GDPR.

Your personal data will not be passed on by us to other third parties - not named here - i.e. natural or legal persons, authorities, institutions or other bodies, with the exception of the data subject, the controller and any existing processors, nor will it be transferred to a third country or an international organization.

V. Application/selection procedures concerning training relationships

1. legal basis for the processing of personal data

The legal basis for the processing of personal data as part of the application process is Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. e), Para. 3, Art. 88 GDPR in conjunction with Section 11 SächsDSDG (Saxon Data Protection Implementation Act) and the service agreement on guidelines for the recruitment of trainees dated 15.06.2021, as amended, as part of the selection procedure for trainees. This also applies to third-party data whose processing is necessary for these purposes (Section 11 (1) sentence 2 SächsDSDG).

2. disclosure of personal data (recipients/categories)

As a rule, personal data is only processed by the natural or legal persons listed below: Chemnitz University of Technology.

For the initiation of a training relationship, this includes in particular data processing by the recipient of the application documents named in the job advertisement, the responsible staff representative (staff council), the equal opportunities officer, if applicable by the representative for severely disabled persons in accordance with the underlying participation regulations, if applicable by corresponding selection committees (if provided for) and by the internal administrative employees of the university administration responsible for the procedure.

Chemnitz University of Technology also uses applicant management software to support the collection and processing of personal data in connection with personnel selection procedures, regardless of whether you use the online application form for your application or send your application to us by other means, so that in the latter case it is entered into the management software by Chemnitz University of Technology after receipt of the application and processed there. The application management software is provided by BITE GmbH (Magirus-Deutz-Str. 12, 89077 Ulm, phone: 0731/14 11 50-0, e-mail: datenschutz@b-ite.de), which processes your personal data on behalf of Chemnitz University of Technology. For this purpose, an order processing contract was concluded with BITE GmbH in accordance with Art. 28 GDPR.

As part of the selection procedure for trainees, employees of the Chair of Personality Psychology and Diagnostics at Chemnitz University of Technology also receive access to the collected data in pseudonymized form, i.e. the test psychological procedures are evaluated using a personal, randomly generated identification number. On the basis of an order processing contract within the meaning of Art. 28 GDPR, the following personal data is also passed on in pseudonymized form (randomly generated applicant identification number) for the purpose of test evaluation and assignment to norm tables on behalf of Chemnitz University of Technology to Hogrefe Verlag GmbH & Co. KG, Merkelstraße 3, 37085 Göttingen: Age, gender, school type, answers exclusively from the test questionnaires for the aptitude test.

Your personal data will not be passed on by us to other third parties - not named here - i.e. natural or legal persons, authorities, institutions or other bodies, with the exception of the data subject, the responsible institution and any processors, nor will it be transferred to a third country or an international organization.

VI. Data processing in connection with appointment procedures at Chemnitz University of Technology

1. Legal basis for the processing of personal data

The legal basis for the processing of personal data as part of the application process is Art. 6 para 1 sentence 1 lit e), para 3, Art. 88 GDPR in conjunction with Section 11 SächsDSDG (Saxon Data Protection Implementation Act) and Section 111 para 6 SächsBG (Saxon Civil Service Act) in conjunction with Sections 59 ff. SächsHSG (Saxon University Act) in conjunction with the Appointment Regulations of Chemnitz University of Technology in the current version.

2. disclosure of personal data (recipients/categories)

As a rule, personal data is only processed by the natural or legal persons listed below: Chemnitz University of Technology.

In the context of appointment procedures, data processing is carried out in particular by the appointment officer, the members of the appointment committee, the committees of Chemnitz University of Technology that have to deal with appointment matters (e.g. Rectorate, Faculty Council), as well as by external experts accompanying the procedure, the Equal Opportunities Officer, the Faculty and University Administration, the Saxon State Ministry of Science, Culture and Tourism (SMWK) and, if applicable, by the representative body for severely disabled persons in accordance with the underlying participation regulations.

Any further transfer of your personal data by us to other - not named here - third parties, i.e. natural or legal persons, authorities, institutions or other bodies, with the exception of the data subject, the responsible institution and any existing processors, will not take place, nor will it be transferred to a third country or an international organization.

VII. Rights of the data subject

If your personal data is processed, you are a data subject within the meaning of the GDPR, so that you are entitled to the following rights vis-à-vis Chemnitz University of Technology if the relevant requirements are met. To assert your rights against Chemnitz University of Technology or if you have any further questions about data protection, you can contact us or our data protection officer at any time using the contact details above.

All notifications and measures pursuant to Art. 15 to 22 (including the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, notification, data portability, objection) and Art. 34 GDPR (right of notification in the event of data breaches) are provided free of charge. However, in the case of manifestly unfounded or - especially in the case of frequent repetition - excessive requests by a data subject, the responsible institution may either demand a reasonable fee, taking into account the administrative costs of providing the information or notification or implementing the requested measure, or refuse to act on the request. In these cases, however, Chemnitz University of Technology must provide evidence of the manifestly unfounded or excessive nature of the request.

In addition, it should be noted that there are restrictions on the rights of the person concerned in accordance with Sections 7-10 SächsDSDG. These include the right to erasure and the right to information as well as the obligation to inform the data subjects.

1. right to information

ou can request confirmation from the responsible institution as to whether personal data concerning you is being processed by the responsible institution. If such processing is taking place, you can request the following information from the responsible:

1. the purposes of the processing;
2. the categories of personal data being processed;
3. the recipients or categories of recipients to whom the personal data have been or will be disclosed, in particular recipients in third countries or international organizations;
4. dwhere possible, the envisaged period for which the personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period;
5. the existence of a right to rectification or erasure of personal data concerning you or to restriction of processing by the responsible institution or a right to object to such processing;
6. the existence of a right to lodge a complaint with a supervisory authority;
7. if the personal data are not collected from you, i.e. the data subject, all available information about the origin of the data;
8. the existence of automated decision-making including profiling in accordance with Art. 22 (1) and (4) GDPR and - at least in these cases - meaningful information on the logic involved and the scope and intended effects of such processing for the data subject.

The responsible institution shall provide a copy of the personal data undergoing processing. For any further copies that you request, the controller may charge a reasonable fee based on the administrative costs.

However, Chemnitz University of Technology, as the responsible institution, naturally processes a large amount of information about data subjects, so that you as the data subject are required to specify which information or which processing operations your request for information relates to before you are provided with information when asserting your right to information, see p. 7 of the 63rd recital of the GDPR.

If personal data is transferred to a third country or to an international organization, you as the data subject also have the right to be informed of the appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR in connection with the transfer.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie als betroffene Person zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

3. right to rectification

a) Obligation to erasure, Art. 17 GDPR ("right to be forgotten")

You can demand that the responsible institution erase the personal data concerning you without undue delay, i.e. that you no longer participate in the application process. The responsible institution is also obliged to delete this data immediately if one of the following reasons applies:

• The personal data concerning you are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed.
• You revoke your consent on which the processing was based pursuant to Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR or Art. 9 para. 2 lit. a) GDPR and there is no other legal basis for the processing.
• You object to the processing pursuant to Art. 21 (1) GDPR and there are no overriding legitimate grounds for the processing.
• The personal data concerning you has been processed unlawfully.
• The deletion of personal data concerning you is necessary to fulfill a legal obligation under Union law or the law of the Member States to which the responsible institution is subject.
• The personal data concerning you have been collected in relation to the offer of information society services referred to in Art. 8 (1) GDPR.

b) Information to third parties

Where the responsible institution has made the personal data concerning you public and is obliged pursuant to Art. 17 (1) GDPR to erase the personal data, the responsible institution, taking account of available technology and the cost of implementation, shall take reasonable steps, including technical measures, to inform controllers which are processing the personal data that you as the data subject have requested the erasure by such controllers of any links to, or copy or replication of, those personal data.

c) Exceptions to the right to erasure

The right to erasure does not apply if the processing is necessary

1. to exercise the right to freedom of expression and information;
2. for compliance with a legal obligation which requires processing by Union or Member State law to which the responsible institution is subject or for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the responsible institution;
3. for reasons of public interest in the area of public health pursuant to Art. 9 para. 2 lit. h) and lit. i) and Art. 9 para. 3 GDPR;
4. for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes or statistical purposes in accordance with Art. 89 para. 1 GDPR, insofar as the above-mentioned "right to be forgotten" is likely to render impossible or seriously impair the achievement of the objectives of that processing, or

5. for the establishment, exercise or defense of legal claims.

4. right to restriction of processing

You may request the restriction of the processing of your personal data under the following conditions:

1. if you contest the accuracy of the personal data concerning you for a period enabling the responsible institution to verify the accuracy of the personal data;
2. the processing is unlawful and you oppose the erasure of the personal data and request the restriction of their use instead;
3. the responsible institution no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but they are required by you for the establishment, exercise or defense of legal claims; or
4. if you have objected to processing pursuant to Art. 21 (1) GDPR pending the verification whether the legitimate grounds of the responsible institution override your grounds.

If the processing of personal data concerning you has been restricted as described above, this data - apart from its storage - may only be processed with your consent or for the establishment, exercise or defense of legal claims or for the protection of the rights of another natural or legal person or for reasons of important public interest of the Union or of a Member State.

If processing has been restricted in accordance with the above conditions, you will be informed by the responsible institution before the restriction is lifted.

5. right to information

The responsible institution is obliged to inform all recipients to whom your personal data has been disclosed of any rectification or erasure of personal data or restriction of processing in accordance with Art. 16, 17 para. 1 and Art. 18 GDPR, unless this proves impossible or involves a disproportionate effort. The responsible institution shall inform the data subject of these recipients if the data subject so requests.

6. right to data portability

You have the right to receive the personal data concerning you, which you have provided to the responsible institution, in a structured, commonly used and machine-readable format (e.g. pdf, csv). You also have the right to transmit this data to another controller without hindrance from the controller to which the personal data has been provided, wherepersonal data have been provided, provided that

• the processing is based on consent pursuant to Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR or Art. 9 para. 2 lit. a) GDPR or on a contract pursuant to Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR and
• the processing is carried out by automated means.

In exercising this right, you have the right, in particular, to obtain that the personal data concerning you be transferred directly from one controller to another controller, insofar as this is technically feasible. The freedoms and rights of other persons may not be impaired by this. The right to data portability is without prejudice to Art. 17 GDPR ("right to be forgotten"). Furthermore, it does not apply to the processing of personal data necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the responsible institution.

7. right to object

You have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to processing of personal data concerning you which is based on point (e) of Article 6(1) GDPR.In this case, the responsible institution will no longer process the personal data concerning you unless the controller demonstrates compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

8. right to revoke the declaration of consent under data protection law

If and insofar as processing in the application procedure is based on your prior consent in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR or Art. 9 para. 2 lit. a) GDPR, you have the right to revoke your declaration of consent under data protection law at any time, either in whole or separately, without giving reasons and without undue disadvantages with effect for the future. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. Withdrawing consent is as easy as giving consent.In the event of revocation, personal data concerning you will be deleted immediately if there is no other legal basis for the processing (Art. 17 para. 1 lit. b) GDPR).

9. automated decision-making in individual cases, including profiling

You have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you. This does not apply if the decision

1. is necessary for the conclusion or performance of a contract between you and the responsible institution,
2. is authorized by Union or Member State law to which the responsible institution is subject and which also lays down suitable measures to safeguard your rights and freedoms and legitimate interests; or
3. with your express consent. However, these decisions may not be based on special categories of personal data pursuant to Art. 9 para. 1 GDPR, unless Art. 9 para. 2 lit. a) or lit. g) GDPR applies and appropriate measures have been taken to protect the rights and freedoms as well as your legitimate interests.

With regard to the cases referred to in No. 9.1. and No. 9.3. above, the responsible institution shall take reasonable measures to safeguard the rights and freedoms and your legitimate interests, including at least the right to obtain the intervention of a person on the part of the responsible institution, to express his or her point of view and to contest the decision.

Chemnitz University of Technology does not make automated decisions in individual cases, including profiling in the aforementioned sense, as part of the application process.

10. right to lodge a complaint with a supervisory authority

Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider that the processing of personal data relating to you infringes the GDPR or other data protection provisions.

The competent supervisory authority in the Free State of Saxony is in accordance with Art. 51 GDPR in conjunction with. §§ 14 ff. of the SächsDSDG:

Saxon Data Protection and Transparency Officer
Dr. Juliane Hundert
Devrientstraße 5
01067 Dresden
Internet: www.saechsdsb.de
E-Mail:
Phone: 0351/85471-101
Fax: 0351/85471-109

The supervisory authority with which the complaint has been lodged shall inform the complainant of the status and outcome of the complaint, including the possibility of a judicial remedy pursuant to Art. 78 GDPR.

VIII. Up-to-dateness/amendment of this privacy policy

This privacy policy is currently valid and is dated July 26, 2024. It may become necessary to amend/update this privacy policy due to the further development of our application process or due to changes in legal or official requirements. You can call up, print out and save the current data protection declaration at any time on the website of the Human Resources Website des Dezernat Personals or under the keyword search Schlagwortsuche.