E-Mail, Kalender und Aufgaben auf einen Blick
Microsoft Exchange ist ein Mailserver, d.h. die Aufgabe des Exchange-Dienstes ist eigentlich der Austausch elektronischer Post. Im Laufe der Zeit wurden die Fähigkeiten von Exchange um Groupware-Dienste, wie z.B. die Verwaltung von Kalendern, Kontakt und Aufgaben, angereichert. Das Exchange-Postfach speichert deshalb auch alle Termine, Kontakt und Aufgaben. Die Funktion all dieser Groupware-Dienste basiert im Wesentlichen auf dem Austausch von E-Mails.
Ein Organisator lädt verschiedene Teilnehmer zu einer Besprechung ein. Dabei wird den Teilnehmern eine E-Mail mit den Rahmendaten (Ort, Zeit, Dauer, Themen, Teilnehmer, etc.) zugesandt. Zu- und Absagen erhält der Organistator ebenfalls per E-Mail.
Nutzerkreis
Das Exchange-Angebot richtet sich an Bedienstete der TU Chemnitz. Voraussetzung für die Nutzung ist ein Exchange-Postfach, welches Mitarbeiter über die Rubrik „E-Mail” innerhalb des IdM-Portals beauftragen können.
Besteht auf Grund einer dienstlichen Veranlassung im Rahmen von Forschungs- und Lehrtätigkeiten an der TU Chemnitz der Bedarf Exchange-Postfächer für Studenten anzulegen, kann ein entsprechendes Postfach mittels einer formlosen Mail eines Mitarbeiters an den URZ-Nutzerservice (support@hrz.tu-chemnitz.de) unter Angabe des/der Nutzerkennzeichen(s) angelegt werden. Für Personen, die einen URZ-Account auf Grund eines individuellen Antrages erhalten haben, können auf diese Weise ebenfalls Exchange-Postfächer angelegt werden. Hier sind jedoch im Einzelfall lizenzrechtliche Randbedinungen des Microsoft-Landesvertrags zu klären, sodass ein generelles Recht auf die Bereitstellung eines Exchange-Postfachs in diesem Fall nicht gegeben ist.
Neuigkeiten
In unserem Blog finden Sie aktuelle Hinweise und Howtos rund um das Projekt MS Exchange.Hinweise
Dem Mailversand kommt eine hohe Bedeutung zu. Sollten Sie (ggf. unabsichtlich) Änderungen an Terminen nicht per Mail an Ihre Kollegen bekannt geben, wird dies wahrscheinlich dazu führen, dass Termine nicht wie gewollt zustande kommen. Lesen Sie daher die folgenden Empfehlungen und Hinweise sorgfältig durch, um ungewünschte Überraschungen zu vermeiden.
Die wichtigsten Hinweise zur Benutzung von Exchange haben wir für Sie in der folgenden Übersicht zusammengefasst.
- Exchange unterscheidet bei Terminen zwischen Organisator und Teilnehmer. Der Organisator ist die Person, die zum Termin eingeladen hat. Teilnehmer sind diejenigen, an die sich die Einladung richtet.
- Löschen Sie Terminanfragen nicht. Wenn Sie an einem Termin nicht teilnehmen können, sagen Sie bitte immer explizit ab.
- Stellen Sie sicher, dass Änderungen an Terminen an alle Beteiligten verschickt werden, auch wenn Ihnen Outlook bzw. Outlook Web App explizit anbietet, Änderungen nicht per Mail zu verschicken. Sollten Sie Änderungen nur an einen bestimmten Teilnehmerkreis verschicken, so werden alle anderen Teilnehmer diese Änderung nicht wahrnehmen.
- Verarbeiten Sie Absagen des Organisators explizit. Ein vom Organisator abgesagter Termin wird erst aus Ihrem Kalender entfernt, wenn Sie dies durch einen Klick auf „Vom Kalender entfernen“ bestätigen. Sollten Sie diesen Schritt vergessen, werden Sie für Ihre Kollegen weiterhin als „belegt“ angezeigt.
- Leiten Sie Einladungen nicht weiter. Informieren Sie stattdessen den Organisator, dass er diese Person zusätzlich einlädt. Andernfalls werden alle anderen Teilnehmer nicht über den zusätzlichen Teilnehmer informiert.
- Nehmen Sie als Teilnehmer keine Änderungen an einem Termin vor. Bei der nächsten Aktualisierung durch den Organisator würden diese Informationen verloren gehen.
Weiterhin gibt es im Internet eine Reihe umfangreicher Übersichten, die z.T. über die oben aufgeführten Punkte hinausgehen und einen Blick wert sind.