Kalender
Der Exchange-Dienst bietet viele Möglichkeiten Termine und Kalender zu organisieren. Folgende Kalender-Features werden durch den Exchange-Dienst unterstützt.
Persönlicher Kalender
Der persönliche Kalender ist ein Bestandteil des persönlichen Postfachs. In ihm können persönliche Termine verwaltet werden. Einladungen zu Besprechungen, die von Kollegen eingehen, werden dabei vorläufig in den Kalender eingetragen. Der Verfügbarkeitsstatus einer Person ist innerhalb der TU Chemnitz einsehbar, um die Vereinbarung von Terminen in größeren Gruppen zu ermöglichen.
Zweitkalender
Zweitkalender stellen eine Möglichkeit dar, Termine übersichtlich zu organisieren. Jeder Exchange-Nutzer kann selbstständig Zweitkalender anlegen.
Anlegen eines Zweitkalenders
Öffnen Sie die Outlook Web App. Klicken Sie in der Kalenderansicht mit der rechten Maustaste auf einen Kalenderordner und wählen Sie im sich öffnenden Menü den Punkt „Neuer Kalender“.
Bitte beachten Sie, dass dieser Kalender ein eigenständiger Kalender ist. Wenn Ihre Kollegen versuchen, mittels des Terminassistenten einen Termin mit Ihnen anzusetzen, gehen hierfür nur die Termine aus Ihrem Hauptkalender ein. Ein Termin in Ihrem Zweitkalender führt nicht dazu, dass Sie zum betreffenden Zeitpunkt als „belegt“ angezeigt werden.
Zweitkalender müssen ebenfalls explizit freigeben werden. Die Berechtigungen des Hauptkalenders gelten nicht automatisch für Ihre Zweitkalender. Sie müssen folglich Ihren Kollegen explizit die Berechtigung auf einen Zweitkalender einräumen, wenn diese sehen sollen, dass Sie zu einer bestimmten Zeit belegt sind, der betreffende Termin aber nur in Ihrem Zweitkalender eingetragen ist. Beachten Sie dabei, dass Ihr Kollege aufgrund der Beschränkungen von Outlook Web App nur höchstens fünf Kalender anzeigen kann.
Termine innerhalb eines Zweitkalenders stellen immer persönliche Daten des Kalenderbesitzers dar. Sollte der Besitzer aus der TU Chemnitz ausscheiden bzw. die Nutzungsberechtigung verlieren, ist dieser Kalender auch für alle anderen Nutzer, die bisher eine Freigabe für diesen Kalender besitzen, nicht mehr verfügbar. Eine Übertragung der Kalender ist technisch nicht möglich.
Zweitkalender können ebenfalls auf mobilen Endgeräten (Smartphones mit Windows Phone, Google Android, Apple iOS) synchronisiert werden. Sie werden als separater Kalender dargestellt. Hierzu muss jeder Nutzer in den Anzeigeeinstellungen der Kalender-App die entsprechenden Zweitkalender auswählen und individuell einblenden.
Empfehlung
Zweitkalender sind im Wesentlichen nur für Termine anzuraten, bei denen es nicht darauf ankommt, dass Sie als belegt angezeigt werden. Dies können einerseits private Termine sein, da sie in der Regel außerhalb der Arbeitszeit liegen oder Termine, die nicht mit einer Anwesenheit einhergehen (z.B. Geburtstag, Feiertage, etc.).
Sofern Sie lediglich eine Gruppierung Ihrer Termine wünschen, prüfen Sie im Vorfeld, ob nicht Kategorien das geeignetere Hilfsmittel für sie sind. Setzen Sie Zweitkalender ebenfalls nach Möglichkeit nicht als Arbeitsgruppenkalender ein. Hierfür sind Gruppenkalender das geeignetere Mittel der Wahl.
Terminkategorien
Kategorien bieten die Möglichkeit, Termine innerhalb eines Kalenders zu gliedern. MS Exchange arbeitet dabei mit einem grundlegend anderem Kalenderkonzept, welches für eine Person nur einen Kalender zuordnet. Hintergrund ist dabei die Idee, dass im Rahmen der Terminfindung jede Person nur ein Zeitkontingent besitzt, welches in einem Kalender organisiert wird. Damit unterscheidet sich Exchange grundsätzlich von anderen Terminverwaltungs-Plattformen, wie bspw. Google Apps, in denen jeder Nutzer in mehreren unabhängigen Kalenderinstanzen organisiert werden kann.
Auf Basis von Kalenderkategorien können somit Free-Busy-Mechanismen einfacher umgesetzt werden, da nun alle Termin in einem umfassenden Kalender hinterlegt sind.
Einem Termin können sogar mehrere Kategorien zugewiesen werden. Die Kategorien wirken sich dabei nur auf die farbliche Darstellung der Termine im Kalender aus und haben keine Auswirkungen auf eventuelle Zugriffsberechtigungen oder dergleichen.
Nachteilig bei der Nutzung von Kalenderkategorien ist der Fakt, dass innerhalb eines Kalenders keine weiteren Berechtigungsebenen existieren. Folglich sind nach Freigabe alle Termine aller Kategorien für die jeweiligen Nutzer sichtbar. Ein separates Ausblenden von bspw. einer Katergorie „Private Termine“ ist nicht möglich.
Des Weiteren unterstützen mobile Endgeräte die Anzeige von Kalenderkategorien nur unzureichend. Hier sind häufig kostenpflichtige Zusatzapplikationen erforderlich. Bei nahezu jeder Zusatzsoftware müssen Anzeigekonfigurationen, primär die gewählten Farben für die einzelnen Kategorien, einmal neu definiert werden. Ein konfigurationsfreier Import aller Einstellungen ist nicht gegeben.
Kategorien verwalten
Öffnen Sie die Outlook Web App. Klicken Sie in der Kalenderansicht mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Termin in Ihrem Kalender. Im Kontextmenü können Sie nun „Kategorisieren“ auswählen.
In diesem Untermenü können Sie zunächst Ihre Kategorien verwalten. Legen Sie die von Ihnen gewünschten Kategorien samt Anzeigefarbe fest. Anschließend können Sie jeden Termin über dasselbe Menü in eine oder mehrere Kategorien einordnen. Es kommt jedoch immer nur die Farbe der zuletzt ausgewählten Kategorie zur Anzeige.
Empfehlung
Die Nutzung des Features „Kalenderkategorien“ ist aktuell nur Nutzern zu empfehlen, die ausschließlich ihre eigenen Termine verwalten müssen bzw. deren Nutzerkreis sich auf wenige, vertrauenswürdige Personen beschränkt. Aufgrund der unzureichenden Freigabemechanismen innerhalb der Kategorien können dienstliche und private Informationen nicht hinreichend getrennt werden.
Aufgrund mangelnder Unterstützung auf mobilen Geräten ist Nutzern ein umfassender Testbetrieb mit den jeweils bevorzugten Geräteklassen zu empfehlen. Derzeit kann durch das URZ kein mobiler Kalender-Client empfohlen werden, welcher kostenfrei Kalenderkategorie-Features hinreichend gut unterstützt.
Räume & Ressourcen
Exchange erlaubt auch die Verwaltung von Räumen und Ressourcen. Hierzu können Sie für einen Besprechungsraum einen speziellen Kalender beauftragen. Andere Exchange-Nutzer können diesen Raum dann als Teilnehmer eines Termins einladen. Sofern der Raum zu diesem Zeitpunkt frei ist, wird er automatisch für diesen Termin reserviert.
Das Verfahren lässt sich nicht nur auf Besprechungsräume sondern auch auf Arbeitsmittel wie z. B. Beamer, Laptops, Dienstfahrzeuge etc. anwenden.
Kalenderrechte
Für Raum- und Ressourcenkalender existieren drei Berechtigungsstufen. Mit der Buchungsberechtigung kann ein Nutzer Termine im Raumkalender reserverieren bzw. seine eigenen Termine wieder absagen. Hierzu muss er den Raumm bzw. die Ressource per E-Mail einladen. Ein Raumverwalter kann an der Buchungsautomatik vorbei Termine in den Kalender eintragen (auch wenn der Raum bzw. die Ressource zu diesem Zeitpunkt bereits belegt ist) oder die Termine aller anderen Nutzer ablehnen. Mit der Berechtigungsstufe Verfügbarkeit lässt sich einsehen, wann der Raum bzw. die Ressource belegt ist. Informationen über die Termine können nicht eingesehen werden. Eine Buchung ist dann ebenfalls nicht möglich.
Raum- und Ressourcenkalender können über das IdM-Portal beauftragt und verwaltet werden.
Benutzung
Um den Kalender einsehen zu können, musser zunächst dem persönlichen Exchange-Postfach hinzugefügt werden. Öffnen Sie dazu die Outlook Web App und klicken Sie im Kalender-Modul mit der rechten Maustaste auf „Kalender öffnen” und geben Sie unter dem Punkt „Aus dem Verzeichnis” der Kalendernamen aus dem IdM-Portal ein.
Um eine Buchung des Raums bzw. der Ressource vorzunehmen, geben Sie die
E-Mail-Adresse des Kalender einfach als zusätzlichen Teilnehmer an. Die
E-Mail-Adresse besteht aus dem Kalendernamen (so wie er im IdM-Portal
zu sehen ist) gefolgt von „@msx.tu-chemnitz.de”. Der Kalender
wird sofort nach Versand der Einladung eine Zu- bzw. Absage an Sie
zurückschicken.
Eine ausführlichere Anleitung finden Sie in dem folgenden Blog-Artikel
Gruppenkalender
Gruppenkalender repräsentieren separate Organisationswerkzeuge, die Termine gruppenübergreifend bereitstellen. Sie werden daher für eine größere Nutzeranzahl freigegeben und von einer vordefinierten Personengruppe gepflegt. Beispiele für Gruppenkalender sind unter anderem Veranstaltungskalender, die auf Professur-, Fakultäts- oder auch Universitätsebene bereitgestellt werden. Allen Angehörigen der jeweiligen Struktur steht somit eine zentral gepflegte Terminübersicht bereit, die über relevante Veranstaltungen informiert. Einen weiteren Anwendungsfall stellen Abwesenheitskalender dar, welche innerhalb einer Struktureinheit Urlaubszeiten und krankheitsbedingte Dienstausfälle übersichtlich zusammenfassen. Auf diese Weise können Vertretungsregelungen oder Ähnliches leicht realisiert werden.
Gruppenkalender sind dabei nicht Bestandteil der individuellen Nutzerpostfächer, sondern werden separat angelegt und systemseitig gepflegt. Aus diesem Grund sind Gruppenkalender aus datenschutzrechtlicher Sicht als unbedenklich einzustufen, da hier nur dienstrelevante Informationen dargestellt werden.
Kalenderrechte
Der Zugriff auf Gruppenkalender ist mit zwei Berechtigungsstufen möglich. Die Berechtigungsstufe Lesezugriff erlaubt es, den Kalender einzusehen, aber weder Termine einzutragen noch bestehende Termine zu modifizieren. Letztere Operationen bleiben Nutzern mit der Berechtigungsstufe Schreibzugriff vorbehalten. Dem Eigentümer einer Gruppenkalender müssen ebenfalls explizit Lese- bzw. Schreibrechte zugewiesen werden.
Gruppenkalender können über das IdM-Portal beauftragt und verwaltet werden.
Benutzung
Um den Kalender nutzen zu können, musser zunächst dem persönlichen Exchange-Postfach hinzugefügt werden. Öffnen Sie dazu die Outlook Web App und klicken Sie im Kalender-Modul mit der rechten Maustaste auf „Kalender öffnen” und geben Sie unter dem Punkt „Aus dem Verzeichnis” der Kalendernamen aus dem IdM-Portal ein.
Eine ausführlichere Anleitung finden Sie in dem folgenden Blog-Artikel