Datenschutzerklärung/ Data Protection Policy

Datenschutzerklärung zu Lehrveranstaltungsevaluationen

des Dezernats 4 Planung, Organisation und Zentrale Angelegenheiten, Abteilung 4.1, Bereich Evaluation

Wir freuen uns sehr, dass Sie sich bereit erklären wollen, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung der Lehrveranstaltungsevaluation zur Verfügung zu stellen. Gerade deshalb ist es uns ein großes persönliches Anliegen, Sie fair und transparent über die Datenverarbeitung durch das Dezernat 4, Abteilung 4.1 der Technischen Universität Chemnitz aufzuklären, so dass Sie über die Verarbeitungsvorgänge und die damit verfolgten Zwecke unterrichtet sind. Darüber hinausgehend möchten wir Sie auch über die Risiken, Vorschriften, Garantien und Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten informieren und Sie aufklären, wie Sie Ihre diesbezüglichen Rechte geltend machen können.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden in der Regel das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten selbstverständlich für alle Geschlechter.

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Technische Universität Chemnitz
vertreten durch den Rektor: Prof. Dr. Gerd Strohmeier
Straße der Nationen 62
09111 Chemnitz, Deutschland
E-Mail: rektor@tu-chemnitz.de
Telefon: +49 371 531-10000
Telefax: +49 371 531-10009
Web: www.tu-chemnitz.de.

Sollten Sie Fragen bezüglich dieser Datenschutzerklärung oder der damit im Zusammenhang stehenden Datenverarbeitungsvorgänge haben oder von den Ihnen gewährten Rechten Gebrauch machen wollen, dürfen Sie sich jederzeit sehr gerne an uns wenden:

Technische Universität Chemnitz
Dezernat 4 Planung, Organisation und Zentrale Angelegenheiten
Abteilung 4.1
Bereich Evaluation
Straße der Nationen 62
09111 Chemnitz, Deutschland
E-Mail: evaluation@tu-chemnitz.de
Telefon: +49 371 531-12410
Telefax: +49 371 531-12419
Web: www.tu-chemnitz.de/verwaltung/planung/evaluation

II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte der Technischen Universität Chemnitz ist:

N.N.
Web: www.tu-chemnitz.de/rektorat/dsb/

III. Technische Umsetzung der Lehrevaluation

Die technische Umsetzung der Lehrevaluation erfolgt intern durch die Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV, Dezernats 4 Planung, Organisation und Zentrale Angelegenheiten, Abteilung 4.1, Bereich Evaluation) der Technischen Universität Chemnitz, welche über folgende E-Mail-Adresse zu erreichen ist: evaluation@tu-chemnitz.de.

IV. Informationen zur Datenverarbeitung bei Lehrveranstaltungsevaluationen gemäß § 6 Evaluationsordnung der TU Chemnitz vom 25. Juni 2019

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten beschreibt jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Zur Durchführung der internen Befragungen im Rahmen der Lehrevaluation werden nachfolgende personenbezogenen Daten von Studierenden und Lehrenden der TU Chemnitz verarbeitet:

  • Studierende der TU Chemnitz in den von der Evaluation betroffenen Lehrveranstaltungen:
    1. TUC-E-Mail-Adresse (ausschließlich zur Kontaktaufnahme bei online-Befragung),
    2. allgemeine Personendaten: Studiengang, Semester, Abschlussart, ggf. Geschlecht,
    3. Lehrveranstaltungsart und Lehrveranstaltung,
    4. Antworten und Auswertungen aus Befragung
  • Lehrende/ Dozenten zur Identifikation der zu evaluierenden Lehrveranstaltung

Die Teilnahme an der Befragung ist für die Befragten freiwillig, es besteht für Studierende keine Teilnahme-/Auskunftspflicht. Falls Sie lediglich zu einzelnen abgefragten personenbezogenen Daten keine Angaben machen wollen, können Sie die entsprechende Frage nicht ausfüllen bzw. sich enthalten.

Die Befragung erfolgt so, dass Antworten und Auswertungen keine Rückschlüsse auf die Identität der befragten Personen zulassen. Aufgrund dessen wird von der Durchführung einer Lehrevaluation abgesehen, wenn weniger als fünf zu befragende Personen anwesend sind bzw. zu erwarten ist, dass weniger als fünf Personen an der Befragung selbst teilnehmen (regelmäßige Veranstaltungsgröße entscheidend). Letzteres gilt auch für die Auswertung selbst, so dass keine Befragungsergebnisse bzw. Einzeldatensätze/Merkmale ausgewertet werden, für welche weniger als fünf Rückmeldungen zur Verfügung stehen, so dass nur unter Mitwirkung der betroffenen befragten Person selbst ein Rückschluss auf die jeweilige Befragungsteilnehmerin bzw. den jeweiligen Befragungsteilnehmer hergestellt werden könnte, d.h. eine Identifikation der betroffenen Person ist durch die Verantwortlichen allein nicht möglich. Werden in offenen Antwortfeldern oder sonst Angaben gemacht, die zur eindeutigen Identifikation einer Person führen (sowohl Teilnehmerin/Teilnehmer als auch andere betroffene Personen, bspw. Dozenten), werden diese im Zuge der Auswertung entfernt und die Antworten damit anonymisiert.

Ihre personenbezogenen Daten werden erst dann endgültig gespeichert und stehen uns zur weiteren Verarbeitung bereit, wenn Sie den Fragebogen durch einen Klick auf „Absenden“ am Ende abgeschickt bzw. den ausgefüllten Fragebogen (Paper&Pencil-Befragung) der Dozentin / dem Dozenten bzw. dem Durchführenden der Befragung am Ende ausgehändigt haben. Durch das Absenden des Fragebogens werden die von Ihnen eingegebenen Daten von Ihrer TUC-Mail-Adresse und der an Sie vergebenen TAN getrennt, sodass nicht nachvollziehbar ist, von wem die Befragung ausgefüllt wurde. Ebenso können im Rahmen der online-Befragung durch Losung / QR-Code keine Rückschlüsse auf Ihre Person getroffen werden. Weiterhin werden von uns keinerlei IP-Adressen oder Logfiles im System evasys gespeichert, die eine Rekonstruktion der Identität der betroffenen Person zulassen. IP-Adressen werden lediglich im Logfile des Internetinformationsservers (Webserver) gespeichert und nicht mit den Befragungsergebnissen verbunden.

Die oben genannten personenbezogenen Daten werden zudem in unserem System gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit weiteren personenbezogenen Daten der betroffenen Personen (bspw. aus den Studierendendatenbanken) oder ein Abgleich mit diesen Daten findet nicht statt.

2. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Befragungen zur Lehrevaluation zum Zweck der Einschätzung der Qualität von Lehrveranstaltungen und der Abbildung und Weiterentwicklung der Qualität von Studium und Lehre an der TU Chemnitz innerhalb des Akkreditierungsprozesses, sowohl insgesamt als auch studiengangspezifisch, notwendig und im Rahmen der Evaluationsordnung der Technischen Universität Chemnitz vom 25. Juni 2019 vorgesehen ist. Die von den betroffenen Personen angegebenen personenbezogenen Daten werden primär zur Zuordnung zur Zielgruppe bzw. zu Referenzgruppen (Lehrveranstaltung, Studiengang, Fachsemester, Geschlecht) genutzt.

 3. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der TUC-Mail-Adressen zur Kontaktaufnahme im Rahmen der online-Befragung sowie für die Verarbeitung der im Übrigen oben genannten personenbezogenen Daten Rahmen der Lehrevaluation ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 14 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 i.V.m. § 9 Abs. 5 SächsHSFG i.V.m. § 10 SächsHSPersDatVO i.V.m. § 6 Evaluationsordnung der Technischen Universität Chemnitz vom 25. Juni 2019 sowie § 14 SächsStudAkkVO i.V.m. Begründung zu § 14 Musterrechtsverordnung (MRVO).

4. Speicherdauer (Datenlöschung - Speicherbegrenzung)

Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur so lange in einer Form gespeichert, die die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Die Befragungsergebnisse im System evasys selbst (betrifft die eingescannten/digitalisierten bzw. digitalen Befragungsdaten, die über die durchgeführten Befragungen hinterlegt sind und immer wieder als unveränderte Rohdaten abgerufen werden können (Back-up)) werden zum jeweiligen Semesterende datenschutzkonform gelöscht.

Die bei Paper&Pencil-Befragung händisch ausgefüllten Fragebögen werden durch die Abteilung 4.1 Evaluation, Dezernat 4 Planung, Statistik, Steuerung, TU Chemnitz vier (4) Wochen nach Übermittlung der Befragungsergebnisse/Evaluationsberichte an Fakultät bzw. Dozent/in datenschutzkonform vernichtet.

Die bei TAN-basierten Online-Befragungen erforderliche TUC-E-Mail-Adresse für den TAN-Versand wird durch die Abteilung 4.1 Evaluation, Dezernat 4 Planung, Statistik, Steuerung, TU Chemnitz mit Schließung der Umfrage im System evasys (Erstellung der Ergebnisberichte) gelöscht.

Die Evaluationsberichte (§ 4 Abs. 6 EvaO vom 25. Juni 2019) werden datenschutzkonform vernichtet, sobald sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, d.h. grundsätzlich nach dem Ausscheiden des betroffenen/evaluierten Mitglieds oder Angehörigen der TU Chemnitz bzw. spätestens fünf Jahre nach Erstellung des Evaluationsberichtes

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten erfolgt nur durch die nachfolgend genannten nat./jur. Personen:

  1. Hochschullehrer/in bzw. sonstige Lehrkraft der evaluierten Lehrveranstaltung (kumulierte Ergebnisse der Evaluation der eigenen Lehrveranstaltung)
  2. jeweils zuständige Studienkommission an der TU Chemnitz (kumulierte Ergebnisse der Evaluation der Veranstaltungen, welche in diesem Studiengang vorkommen)
  3. Dekanat der beauftragenden Fakultät der TU Chemnitz (Information über Ergebnis der Evaluationen, der Beratungen sowie der eingeleiteten Maßnahmen)
  4. Studienerfolgsmanager der beauftragenden Fakultät der TU Chemnitz
  5. jeweils zuständiger Fachschaftsrat (Information über Ergebnis der Evaluationen, der Beratungen sowie der eingeleiteten Maßnahmen)
  6. Abteilung 4.1 Evaluation, Dezernat 4 Planung, Organisation und Zentrale Angelegenheiten, TU Chemnitz (Verarbeitung der erhobenen Daten zur Zusammenstellung der kumulierten Daten)
  7. Universitätsrechenzentrum, TU Chemnitz (administrative Verantwortung)
  8. evasys GmbH im Rahmen einer Fernwartung als Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO (gegebenenfalls)

Bei Online-Befragungen werden die TUC-Mail-Adressen der zu befragenden Teilnehmer/innen der Abteilung 4.1 Evaluation, Dezernat 4 Planung, Statistik, Steuerung, TU Chemnitz durch die Fakultäten bereitgestellt.

Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an andere Dritte erfolgt nicht, ebenso wenig wie eine Übermittlung in ein anderes EU-Land bzw. an ein Drittland oder an eine internationale Organisation.

6. Gesetzliche/vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Hiermit informieren wir Sie ferner, dass die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gemäß § 14 Abs. 2 SächsHSFG verpflichtend ist, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben nach § 14 Abs. 1 SächsHSFG erforderlich ist, d.h. unter anderem auch für die Evaluation von Forschung und Lehre nach § 9 SächsHSFG (z.B. zur Kontaktaufnahme). Dies beinhaltet aber nicht zugleich auch eine Pflicht, an den Befragungen teilzunehmen. Eine solche gesetzliche Verpflichtung besteht für Studierende, Absolventen, Exmatrikulierte und Promovierende gemäß § 10 Abs. 1 S. 3 SächsHSPersDatVO ausdrücklich nicht. Die Nichtteilnahme an der Befragung hat damit auch keinerlei Konsequenzen/Folgen für Sie.

 7. Widerspruchsrecht bzw. Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet in diesem Falle die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 V. Informationen zur Datenverarbeitung bei Lehrveranstaltungsevaluationen auf individuellen Wunsch der Dozenten/in außerhalb von § 6 Evaluationsordnung der TU Chemnitz

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Der Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten wird oben in Ziff. III. 1. beschrieben.

2. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Außerhalb und unbeachtlich von § 6 Evaluationsordnung der TU Chemnitz erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten soweit dies für die Lehrevaluation auf Wunsch der Dozentin/ des Dozenten zum Zweck der Einschätzung der Qualität der eigenen Lehrveranstaltung und Weiterentwicklung der eigenen Lehre notwendig ist. Die aggregierten und anonymisierten Ergebnisse können gegebenenfalls im Bewerbungs-, Berufungsverfahren etc. der Dozentin / des Dozenten weiterverwendet werden.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Dozent/in bzw. befragten Teilnehmer/innen im Rahmen der Lehrevaluation auf individuellen Wunsch der Dozentin / des Dozenten erfolgt auf Grundlage der freiwillig und informiert erteilten Einwilligungserklärung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO). Der Verantwortliche muss gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat, bspw. mittels entsprechender Pflichtabfragen im Online-Befragungsverfahren.

4. Speicherdauer (Datenlöschung - Speicherbegrenzung)

Die Speicherdauer ist Ziff. III. 4. zu entnehmen.
Die Evaluationsberichte (kumulierte Ergebnisse der Evaluation der eigenen Lehrveranstaltung) verbleiben bei der jeweiligen Dozentin/ dem jeweiligen Dozenten.

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten erfolgt nur durch die nachfolgend genannten nat./jur. Personen:

  1. Hochschullehrer/in bzw. sonstige Lehrkraft der evaluierten Lehrveranstaltung (kumulierte Ergebnisse der Evaluation der eigenen Lehrveranstaltung)
  2. Abteilung 4.1 Evaluation, Dezernat 4 Planung, Organisation und Zentrale Angelegenheiten, TU Chemnitz (Verarbeitung der erhobenen Daten zur Zusammenstellung der kumulierten Daten)
  3. Universitätsrechenzentrum, TU Chemnitz (administrative Verantwortung)
  4. evasys GmbH im Rahmen einer Fernwartung als Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO (gegebenenfalls)

Bei Online-Befragungen werden die TUC-Mail-Adressen der zu befragenden Teilnehmer/innen der Abteilung 4.1 Evaluation, Dezernat 4 Planung, Statistik, Steuerung, TU Chemnitz durch den Dozenten / die Dozentin bereitgestellt.

Die aggregierten und anonymisierten Ergebnisse können gegebenenfalls im Bewerbungs-, Berufungsverfahren etc. der Dozentin / des Dozenten weiterverwendet werden. Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an andere Dritte erfolgt nicht, ebenso wenig wie eine Übermittlung in ein anderes EU-Land bzw. an ein Drittland oder an eine internationale Organisation.

6. Gesetzliche/vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen der Nichtbereitstellung

Hiermit informieren wir Sie ferner, dass die Bereitstellung der personenbezogenen Daten zum Zwecke der individuell durch den Dozenten / die Dozentin veranlassten Lehrveranstaltungsevaluation weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist. Betroffene Personen sind nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, so dass eine Nichtbereitstellung keinerlei Konsequenzen/Folgen auslösen würde.

7. Widerrufsrecht bzw. Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit insgesamt oder getrennt, ohne Angabe von Gründen und ohne unangemessene Nachteile mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf der Einwilligung ist so einfach wie die Erteilung der Einwilligung möglich. Im Falle des Widerrufs werden sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht, sofern es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt (Art. 17 Abs. 1 lit. b) DSGVO).

Der Widerruf ist in schriftlicher Form oder per E-Mail bei

Technische Universität Chemnitz
Dezernat 4 Planung, Organisation und Zentrale Angelegenheiten
Abteilung 4.1
Bereich Evaluation
Straße der Nationen 62
09111 Chemnitz, Deutschland
E-Mail: evaluation@tu-chemnitz.de

einzureichen.

VI. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

1. Datenschutzfolgenabschätzung

Eine Datenschutzfolgenabschätzung ist gemäß der erstellten Schwellwertanalyse für die Datenverarbeitungsvorgänge im Rahmen der oben genannten Lehrevaluation nicht erforderlich, da diese voraussichtlich kein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge haben. Insbesondere wird im Rahmen dieser Datenverarbeitungsvorgänge

  • keine Bewertung oder Einstufung der betroffenen Personen (in Form einer Erstellung von Profilen und Prognosen) auf Grundlage von Gesundheit, persönlichen Vorlieben und Interessen oder dem Verhalten vorgenommen,
  • keine automatisierte Entscheidungsfindung mit Rechtswirkung oder ähnlich bedeutsamer Wirkung herbeigeführt,
  • keine systematische Überwachung durchgeführt,
  • kein Abgleich bzw. keine Zusammenführung von und mit Datensätzen aus anderen Verarbeitungsvorgängen vorgenommen,
  • keinerlei Daten von schutzbedürftigen betroffenen Person verarbeitet,
  • keine neuartige Form der Datenerfassung oder Datennutzung angewandt und
  • keinerlei betroffene Personen an der Ausübung eines Rechts oder der Nutzung einer Dienstleistung bzw. Durchführung eines Vertrages gehindert.

2. Datensicherheit

Auch die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten in unseren Händen ist uns sehr wichtig. Deshalb haben wir unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere der mit der Verarbeitung verbundenen Gefahren für die Rechtsgüter der betroffenen Personen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen, um bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, insbesondere im Hinblick auf die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. Einschlägige technische Richtlinien und Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sind insoweit berücksichtigt worden. Dies betrifft vor allem den vom BSI zur Verfügung gestellten IT-Grundschutz.
Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen kann dazu unbeschadet der in den Art. 25 (Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen), 32 (Sicherheit der Verarbeitung), 36 (vorherige Konsultation) DSGVO genannten Maßnahmen insbesondere gehören:

  1. zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten eingegeben, verändert oder entfernt worden sind,
  2. an Verarbeitungsvorgängen Beteiligte zu sensibilisieren und zu schulen.

VII. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person im Sinne der DSGVO, so dass Ihnen die nachfolgend genannten Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zustehen. Die Technische Universität Chemnitz kann jedoch regelmäßig anhand der im Zusammenhang mit der Evaluierung von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten eine natürliche Person nicht (mehr) identifizieren und ist auch nicht verpflichtet, zur bloßen Gewährung der Rechte von betroffenen Personen zusätzliche Informationen aufzubewahren, einzuholen oder zu verarbeiten, um die betroffene Person zu identifizieren. Ihnen als betroffene Person steht es aber frei, zusätzliche Informationen beizubringen, die Ihre Identifizierung und damit die Geltendmachung Ihrer Rechte ermöglichen, u.a. Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten, ggf. in Verbindung mit Antworten aus Ihrem Fragebogen sowie Angaben zu Tag und Zeit der Befragungsteilnahme.

1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von ihm verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

  1. die Verarbeitungszwecke;
  2. die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
  3. die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
  4. falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
  5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
  6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  7. wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen, das heißt der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
  8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie als betroffene Person zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

3. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht, Art. 17 DSGVO („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Der Verantwortliche ist außerdem verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  • Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
  • Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  • Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

Bitte beachten Sie, dass im Falle der Anonymisierung Ihrer Daten kein Personenbezug mehr hergestellt werden, das heißt die Löschung der anonymisierten Daten von Ihnen auch nicht (mehr) veranlasst werden kann.

b) Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologien und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen vom Recht auf Löschung

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

  1. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
  2. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
  3. aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h) und lit. i) sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
  4. für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das oben genannte „Recht auf Vergessenwerden“ voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
  5. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

  1. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  2. die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  3. der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
  4. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten in dem oben beschriebenen Sinne eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den oben genannten Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

5. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, wird von uns nicht vorgenommen.

6. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltende datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde im Freistaat Sachsen ist gem. Art. 51 DSGVO i.V.m. §§ 14 ff. SächsDSDG:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Frau Dr. Juliane Hundert
Devrientstraße 5
01067 Dresden
E-Mail: post@sdtb.sachsen.de
Telefon: 0351/85471-101
Telefax: 0351/85471-109
Web: https://www.datenschutz.sachsen.de

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

7. Einschränkung der Betroffenenrechte

Art. 89 Abs. 2 DSGVO erlaubt, wenn personenbezogene Daten zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken verarbeitet werden, dass vorbehaltlich der Bedingungen und Garantien aus Art. 89 Abs. 1 DSGVO im Unionsrecht oder im Recht der Mitgliedstaaten insoweit Ausnahmen von den Rechten gemäß der Art. 15, 16, 18 und 21 DSGVO vorgesehen werden können, als diese Rechte voraussichtlich die Verwirklichung der spezifischen Zwecke unmöglich machen oder ernsthaft beeinträchtigen und solche Ausnahmen für die Erfüllung dieser Zwecke notwendig sind. § 12 Abs. 5 SächsDSDG greift dies auf und bestimmt, dass die Rechte auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO und auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO nicht bestehen, soweit die Wahrnehmung dieser Rechte die spezifischen Forschungszwecke unmöglich machen oder ernsthaft beeinträchtigen würde und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungszwecke notwendig ist.

Ungeachtet dessen haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 6 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Sie betreffende Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) aus Art. 17 Abs. 1, 2 DSGVO gilt zudem nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist, für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das Recht auf Löschung im Sinne des Art. 17 Abs. 1 DSGVO voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, Art. 17 Abs. 3 lit. d) DSGVO.

VII. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand von Mai 2023.

Data Protection Policy for Course Evaluations

of Department 4: Planning, Organisation and Central Affairs, Section 4.1: Study Process Planning, Evaluation Division

We are very pleased that you are willing to provide us with your personal data for the purpose of conducting the course evaluation. This is precisely why it is a matter of great personal concern to us to inform you fairly and transparently about data processing by Department 4, Section 4.1 of the Chemnitz University of Technology, so that you are aware of the processing operations and the purposes pursued by them. In addition, we would also like to inform you about the risks, regulations, guarantees and rights in connection with the processing of personal data and to explain how you can assert your rights in this regard.

For easier reading, masculine pronouns are generally used in the following. All references to persons of course apply to all genders.

I. Name and contact details of the Data Controller

The Data Controller within the meaning of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), other national data protection legislation of Member States and other data protection regulations is:

Chemnitz University of Technology
represented by the President: Prof. Dr Gerd Strohmeier
Strasse der Nationen 62
09111 Chemnitz, Germany
Email: rektor@tu-chemnitz.de
Phone: +49 371 531-10000
Fax: +49 371 531-10009
Website: https://www.tu-chemnitz.de/index.html.en

Please feel free to get in touch with us if you have any questions regarding this Data Protection Policy or the associated data processing operations, or if you want to exercise your rights.

Chemnitz University of Technology
Department 4: Planning, Organisation and Central Affairs
Section 4.1
Study Process Planning, Evaluation Division
Strasse der Nationen 62
09111 Chemnitz, Germany
Email: evaluation@tu-chemnitz.de
Phone: +49 371 531-12410
Fax: +49 371 531-12419
Website: www.tu-chemnitz.de/verwaltung/planung/evaluation

II. Contact details of the Data Protection Officer

The Data Protection Officer of the Chemnitz University of Technology is:

N.N.
Website: www.tu-chemnitz.de/rektorat/dsb/

III. Technical implementation of the teaching evaluation

The teaching evaluation is technically implemented internally by the Central University Administration (ZUV, Department 4: Planning, Organisation and Central Affairs, Section 4.1: Study Process Planning, Evaluation Division) at the Chemnitz University of Technology (TU Chemnitz), which can be contacted at the following email address: evaluation@tu-chemnitz.de.

IV. Information on data processing during course evaluations in accordance with Section 6 of the TU Chemnitz Evaluation Regulation of 25 June 2019

1. Scope of the processing of personal data

“Processing of personal data” means any operation or series of such operations performed in connection with personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, querying, use, disclosure by transmission, dissemination or any other form of provision, reconciliation or linkage, restriction, erasure or destruction.

The following personal data of students and lecturers at TU Chemnitz is processed in order to conduct internal surveys as part of the teaching evaluation:

  • TU Chemnitz students in the courses affected by the evaluation:
    1. TU Chemnitz email address (exclusively for contact for an online survey);
    2. General personal data: Study programme, semester, type of degree, gender if applicable;
    3. Course type and course;
    4. Responses and evaluations from surveying
  • Teachers/lecturers to identify the course to be evaluated.

Participation in the survey is voluntary for the respondents; there is no obligation for students to participate or provide information. If you only want to withhold certain items of requested personal data, you can choose not to complete the corresponding question or to abstain.

The survey is conducted in such a way that responses and evaluations cannot be used to identify the persons surveyed. As a result, the teaching evaluation is waived if fewer than five people are present or if fewer than five people are expected to participate in the survey itself (based on the regular course size). The same applies to the evaluation itself, in such a way that no survey results or individual records/features will be evaluated for which fewer than five replies are available, so that any given survey participant could only be identified with the participation of the person concerned, i.e., the Data Subject cannot be identified by the Data Controllers alone. If information provided in open-ended response boxes, or otherwise, could be used to clearly identify a person (whether a course participant or any other Data Subject, such as a lecturer), this is removed in the course of the evaluation so that the answers are anonymised.

Your personal data will only be permanently stored and available to us for further processing once you have submitted the questionnaire by clicking on “Send” at the end or have handed over the completed questionnaire (pencil-and-paper survey) to the lecturer or the person conducting the survey at the end. By submitting the questionnaire, the data entered by you will be separated from your TU Chemnitz email address and the TAN assigned to you, so that it is not evident who completed the survey. Similarly, you will not be identifiable in connection with the online survey by means of the password / QR Code. Furthermore, we do not store any IP addresses or log files in the evasys system that allow the identity of the Data Subject to be reconstructed. IP addresses are only stored in the log file of the Internet information server (web server) and are not linked to the survey results.

The above-mentioned personal data will also be stored in our system. This data is not stored together with other personal data of the Data Subjects (e.g., from the student databases) or reconciled with this data.

2. Purposes of the processing of personal data

We process personal data only to the extent necessary for the surveys on teaching evaluation for the purpose of assessing the quality of courses and for mapping and further developing the quality of studies and teaching at the Chemnitz University of Technology within the accreditation process, both overall and specific to individual study programmes, and within the framework of the Evaluation Regulation of the Chemnitz University of Technology of 25 June 2019. The personal data provided by the Data Subjects is primarily used for assignment to the target group or to reference groups (course, study programme, semester, gender).

 3. Legal basis

The legal basis for the processing of TU Chemnitz email addresses for the purpose of contact within the framework of the online survey and for the processing of the otherwise above-mentioned personal data within the scope of the teaching evaluation is provided by Art. 6(1) Sentence 1(e) and (3) GDPR in conjunction with Section 14(1) Sentence 1 no. 4 in conjunction with Section 9(5) SächsHSFG (Sächsisches Hochschulfreiheitsgesetz [Freedom of Institutes of Higher Education Act of the Free State of Saxony]) in conjunction with Section 10 SächsHSPersDatVO (Sächsische Hochschulpersonendatenverordnung [Higher Education Data Protection Regulation of the Free State of Saxony]) in conjunction with Section 6 of the Evaluation Regulation of the Chemnitz University of Technology dated 25 June 2019 and Section 14 SächsStudAkkVO (Sächsische Studienakkreditierungsverordnung [Study Accreditation Regulation of the Free State of Saxony]) in conjunction with the justification regarding Section 14 MRVO (Musterrechtsverordnung [Specimen Decree]).

4. Storage duration (data deletion – limitation of storage)

The personal data we process will only be stored in a form that allows the identification of Data Subjects for as long as is necessary for the purposes for which it is processed.

The survey results in the evasys system itself (concerning the scanned/digitised or digital survey data that is stored about the surveys conducted and that can be repeatedly retrieved as unchanged raw data [back-up]) will be deleted in compliance with data protection regulations at the end of the respective semester.

The questionnaires completed manually for pencil-and-paper surveying will be destroyed in compliance with data protection regulations by Section 4.1: Study Process Planning, Evaluation Division of Department 4: Planning, Organisation and Central Affairs, Chemnitz University of Technology, four (4) weeks after the survey results / evaluation reports have been submitted to the faculty or lecturer.

The TU Chemnitz email address required for sending the TAN in TAN-based online surveys is deleted by Section 4.1: Study Process Planning, Evaluation Division, Department 4: Planning, Organisation and Central Affairs, Chemnitz University of Technology, upon the closing of the survey in the evasys system (creation of the results reports).

The evaluation reports (Section 4(6) EvaO [Evaluation Regulation] of 25 June 2019) will be destroyed in compliance with data protection regulations as soon as they are no longer required for the fulfilment of tasks, i.e., in principle after the departure of the affected/evaluated member or affiliate of TU Chemnitz or at the latest five years after the preparation of the evaluation report.

5. Recipients of personal data

The above-mentioned personal data is processed only by the following natural persons / legal entities:

  1. The university teacher or other teacher of the evaluated course (cumulative results of the evaluation of their own course)
  2. The competent study committee at TU Chemnitz (cumulative results of the evaluation of the courses in this study programme)
  3. The Dean’s Office of the commissioning TU Chemnitz faculty (information on the results of the evaluations, consultations and measures taken)
  4. The Study Success Manager of the commissioning TU Chemnitz faculty
  5. The competent faculty student council (information on the results of the evaluations, consultations and measures taken)
  6. Section 4.1: Study Process Planning, Evaluation Division, Department 4: Planning, Organisation and Central Affairs, Chemnitz University of Technology (processing of the collected data for the compilation of cumulative data)
  7. University Computer Centre, TU Chemnitz (administrative responsibility)
  8. evasys GmbH in the context of remote maintenance as Processor within the meaning of Art. 28 GDPR (if applicable)

In the case of online surveys, the TU Chemnitz email addresses of the participants to be surveyed will be made available to Section 4.1: Study Process Planning, Evaluation Division, Department 4: Planning, Organisation and Central Affairs, Chemnitz University of Technology, by the faculties.

Personal data will not be disclosed to other third parties, nor will it be sent to another EU country or to a third country or international organisation.

6. Legal/contractual rules for providing personal data and the consequences of failing to do so

We also hereby inform you that the provision of personal data pursuant to Section 14(2) SächsHSFG is mandatory insofar as this is necessary for the fulfilment of responsibilities under Section 14(1) SächsHSFG, i.e., including for the evaluation of research and teaching pursuant to Section 9 SächsHSFG (e.g., for establishing contact). However, this does not imply an obligation to participate in surveys. Pursuant to Section 10(1) Sentence 3 SächsHSPersDatVO, such a legal obligation expressly does not exist for students, graduates, students no longer registered, or doctoral candidates. Failure to participate in the survey therefore has no consequences for you.

 7. Right to object and deletion option

You have the right – at any time and for reasons arising from your own particular situation – to lodge an objection to the processing of your personal data being undertaken on the basis of Art. 6(1) Sentence 1(e) GDPR. In this case, the Data Controller will no longer process your personal data unless it can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights and freedoms, or unless processing is necessary to assert, exercise or defend legal claims.

 V. Information on data processing for course evaluations at the individual request of the lecturer outside Section 6 of the Evaluation Regulation of TU Chemnitz

1. Scope of the processing of personal data

The scope of the processing of personal data is set out in Section III.1 above.

2. Purposes of the processing of personal data

Outside of and regardless of Section 6 of the TU Chemnitz Evaluation Regulation, personal data is processed insofar as this is necessary for the teaching evaluation at the request of the lecturer for the purpose of assessing the quality of his/her own course and the further development of his/her own teaching. The aggregated and anonymised results may, if necessary, be used further in the job-application and appointment processes, etc., of the lecturer.

3. Legal basis

The processing of the personal data of the lecturer or surveyed participants within the framework of the teaching evaluation at the individual request of the lecturer is carried out on the basis of the voluntary and informed declaration of consent (Art. 6(1) Sentence 1(a) GDPR). Pursuant to Art. 7(1) GDPR, the Data Controller must be able to prove that the Data Subject has consented to the processing of their personal data, such as by means of the appropriate mandatory queries in the online surveying process.

4. Storage duration (data deletion – limitation of storage)

The storage period is stated in Section III.4.
The evaluation reports (cumulative results of the evaluation of the lecturer’s own course) remain with the respective lecturer.

5. Recipients of personal data

The above-mentioned personal data is processed only by the following natural persons / legal entities:

  1. The university teacher or other teacher of the evaluated course (cumulative results of the evaluation of their own course)
  2. Section 4.1: Study Process Planning, Evaluation Division, Department 4: Planning, Organisation and Central Affairs, Chemnitz University of Technology (processing of the collected data for the compilation of cumulative data)
  3. University Computer Centre, TU Chemnitz (administrative responsibility)
  4. evasys GmbH in the context of remote maintenance as Processor within the meaning of Art. 28 GDPR (if applicable)

In the case of online surveys, the TU Chemnitz email addresses of the participants to be surveyed will be made available to Section 4.1: Study Process Planning, Evaluation Division, Department 4: Planning, Organisation and Central Affairs, Chemnitz University of Technology, by the lecturer.

The aggregated and anonymised results may, if necessary, be used further in the job-application and appointment processes, etc., of the lecturer. Personal data will not be disclosed to other third parties, nor will it be sent to another EU country or to a third country or international organisation.

6. Legal/contractual rules for providing personal data and the consequences of failing to do so

Furthermore, we hereby inform you that the provision of personal data for the purposes of the course evaluation individually instigated by the lecturer is neither legally nor contractually prescribed, nor required for the conclusion of a contract. Data Subjects are not obliged to provide personal data, so failure to provide such data would not lead to any consequences.

7. Right to revoke and deletion option

You have the right to revoke your consent under data protection law at any time with effect for the future, as a whole or separately, without giving reasons and without undue disadvantages. Revoking your consent does not affect the legality of processing undertaken on the basis of your consent prior to its revocation. Revoking consent is as easy as granting consent. In the event of revocation, your personal data will be deleted immediately, provided that there is no other legal basis for processing (Art. 17(1)(b) GDPR).

The revocation must be submitted in writing or by email to

Chemnitz University of Technology
Department 4: Planning, Organisation and Central Affairs
Section 4.1
Study Process Planning, Evaluation Division
Strasse der Nationen 62
09111 Chemnitz, Germany
Email: evaluation@tu-chemnitz.de

 

VI. General information on data processing

1. Data protection impact assessment

According to the threshold value analysis for the data processing operations within the framework of the above-mentioned teaching evaluation, no data protection impact assessment is required, since these operations are not expected to result in a high risk for the rights and freedoms of natural persons. In particular, in the context of these data processing operations,

  • there is no assessment or classification of the Data Subjects (in the form of profiling and forecasting) based on health, personal preferences and interests or behaviour;
  • there is no automated decision-making with a legal or similarly significant effect,
  • there is no systematic monitoring,
  • there is no reconciliation of or merging of/with data records from other processing operations,
  • there is no processing of any data of a vulnerable Data Subject,
  • no novel form of data collection or use is applied, and
  • there is no obstacle to Data Subjects exercising a right, using a service or implementing a contract.

2. Data security

The security of your personal data in our hands is also very important to us. For this reason, we have taken the necessary technical and organisational measures – taking into consideration the state of the art, the cost of implementation, the nature, scope, circumstances and purposes of the processing, as well as the probability of occurrence and the severity of the risks associated with the processing for the legal interests of the Data Subjects – in order to guarantee a risk-appropriate level of protection when processing personal data, in particular with regard to the processing of special categories of personal data. The relevant technical guidelines and recommendations of the Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (Federal Office for Information Security; BSI) have been taken into account in this respect. This applies in particular to the basic IT protection provided by the BSI.
In particular, taking into consideration the state of the art, the cost of implementation and the nature, scope, circumstances and purposes of the processing, as well as the various probabilities of occurrence and the severity of the risks associated with the processing for the rights and freedoms of natural persons, and without prejudice to the measures referred to in Art. 25 (data protection by design and by default), Art. 32 (security of processing) and Art. 36 (prior consultation) of the GDPR, these may include:

  1. ensuring that it is possible to subsequently verify and establish whether and by whom personal data has been entered, altered or deleted,
  2. raising awareness and training those involved in processing operations.

VII. Rights of the Data Subject

If your personal data is processed, you are a Data Subject within the meaning of the GDPR, so you are entitled to the following rights vis-à-vis the Data Controller. However, the Chemnitz University of Technology cannot / can no longer regularly identify a natural person on the basis of the personal data it processes in connection with the evaluation, and is also not obliged to retain, collect or process additional information in order to identify the Data Subject merely to grant the rights of Data Subjects. However, as a Data Subject, you are free to provide additional information that enables your identification and thus the assertion of your rights, including information about your personal data, possibly in conjunction with answers from your questionnaire, as well as information about the day and time of participation in the survey.

1. Right to information

You can request confirmation from the Data Controller as to whether it is processing personal data relating to you. If such data is being processed, you can request the following information from the Data Controller:

  1. the processing purposes;
  2. the categories of personal data being processed;
  3. the recipients or categories of recipients to whom the personal data has been disclosed or is yet to be disclosed, particularly for recipients in third countries or in international organisations;
  4. if possible, the planned period for which personal data is stored, or, if this is not possible, the criteria for determining that period;
  5. the existence of a right to rectification or erasure of the personal data relating to you or to restriction of processing by the Data Controller and the right to object to such processing;
  6. the existence of a right to lodge a complaint with a supervisory authority;
  7. if the personal data is not collected from you, i.e., the Data Subject, all available information on the source of the data;
  8. the existence of automatic decision-making including profiling in accordance with Art. 22(1) and (4) GDPR and – in these cases at least – meaningful information about the logic involved as well as the extent and the envisaged consequences for the Data Subject of processing of this nature.

2. Right to rectification

You have the right to demand that the Data Controller immediately rectify inaccurate personal data relating to you. Taking into account the purposes of processing, as a Data Subject, you also have the right to demand the completion of incomplete personal data, including by means of a supplementary declaration.

3. Right to erasure

a) Obligation to erase, Art. 17 GDPR (“Right to be forgotten”)

You can request that the Data Controller delete personal data relating to you without delay. The Data Controller is also obliged to delete this data without delay if one of the following reasons applies:

  • The personal data relating to you is no longer necessary for the purposes for which it was collected or otherwise processed.
  • You withdraw the consent on which processing was based in accordance with Art. 6(1) Sentence 1(a) GDPR or Art. 9(2)(a) GDPR, and no further legal basis exists for processing.
  • In accordance with Art. 21(1) GDPR, you object to processing and there are no overriding legitimate reasons for such processing, or you object to processing in accordance with Art. 21(2) GDPR.
  • The personal data relating to you has been processed unlawfully.

Please note that in the case of anonymisation of your data, a personal connection can no longer be established, which means that you can no longer initiate the deletion of the anonymised data.

b) Information to third parties

Where the Data Controller has made public personal data relating to you and is obliged to erase such data in accordance with Art. 17(1) GDPR, the Data Controller shall, taking account of available technologies and the cost of implementation, take reasonable steps, including technical measures, to inform those persons responsible for processing the personal data that you as the Data Subject have requested that they erase all links to, or copies or replications of, such personal data.

c) Exceptions to the right to erasure

The right to erasure does not apply to the extent that processing is necessary

  1. for the exercise of the right to freedom of expression and information;
  2. for the fulfilment of a legal obligation that requires processing by Union law or that of the Member States to which the Data Controller is subject, or for the performance of a task in the public interest or in the exercise of public authority vested in the Data Controller;
  3. for reasons of the public interest in the area of public health in accordance with Art. 9(2)(h) and (i) GDPR and Art. 9(3) GDPR;
  4. for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes, or for statistical purposes in accordance with Art. 89(1) GDPR, insofar as the aforementioned “right to be forgotten” is likely to render impossible or severely impair the achievement of the objectives of that processing, or
  5. to assert, exercise or defend legal claims.

4. Right to restriction of processing

Under the following conditions, you can request the restriction of processing of personal data relating to you:

  1. if you contest the accuracy of the personal data, for a period that enables the Data Controller to verify the accuracy of the personal data;
  2. if the processing is unlawful and you decline the erasure of the personal data and instead request that its use be restricted;
  3. if the Data Controller no longer needs the personal data for the purposes of processing, but it is required by you to assert, exercise or defend legal claims, or
  4. if you have filed an objection against processing pursuant to Art. 21(1) GDPR, pending the verification of whether the legitimate interests of the Data Controller override your interests.

If the processing of personal data relating to you within the meaning above has been restricted, then such data may only be processed – with the exception of storage – with your consent or to assert, exercise or defend legal claims or for the protection of the rights of another natural or legal person or for reasons of an important public interest of the Union or of a Member State.

If processing has been restricted in accordance with the conditions above, then you will be informed by the Data Controller before the restriction is lifted.

5. Automated decision-making in individual cases, including profiling

We do not make any decision based solely on automated processing – including profiling – that has legal effects for you or significantly affects you in a similar manner.

6. Right to lodge a complaint with a supervisory authority

Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State where you live or work, or where the alleged infringement took place, if you are of the opinion that the processing of personal data relating to you infringes applicable legal provisions for data protection.

Pursuant to Art. 51 GDPR in conjunction with Sections 14 et seq. SächsDSDG (Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz [Data Protection Implementation Act of the Free State of Saxony]), the competent supervisory authority in the Free State of Saxony is:

Data Protection and Transparency Officer for Saxony
Dr Juliane Hundert
Devrientstrasse 5
01067 Dresden
Email: post@sdtb.sachsen.de
Phone: +49 (0)351/85471-101
Fax: +49 (0)351/85471-109
Website: https://www.datenschutz.sachsen.de

The supervisory authority to which the complaint was submitted will inform the complainant about the progress and the outcome of the complaint, including the possibility of a judicial remedy pursuant to Art. 78 GDPR.

7. Limitation of the rights of Data Subjects

If personal data is processed for scientific or historical research purposes or for statistical purposes, Art. 89(2) GDPR permits that – subject to the conditions and guarantees set out in Art. 89(1) GDPR, Union law or the law of the Member States – provision may be made for exceptions to the rights provided for in Art. 15, 16, 18 and 21 GDPR to the extent that those rights are likely to render impossible or seriously impair the achievement of the specific purposes and that such exceptions are necessary for the fulfilment of those purposes. Section 12(5) SächsDSDG addresses this and stipulates that the rights to information pursuant to Art. 15 GDPR, to rectification pursuant to Art. 16 GDPR, to restriction of processing pursuant to Art. 18 GDPR and to objection pursuant to Art. 21 GDPR shall not exist insofar as the exercise of these rights would make the specific research purposes impossible or would seriously impair them and the restriction is necessary for the fulfilment of the research purposes.

Notwithstanding the foregoing, pursuant to Art. 21(6) GDPR, you have the right, for reasons arising from your specific situation, to object to the processing of your personal data, which is carried out for scientific or historical research purposes or for statistical purposes in accordance with Art. 89(1) GDPR, unless the processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest.

In addition, the right to erasure (“right to be forgotten”) under Art. 17(1–2) GDPR shall not apply insofar as processing is necessary for archiving purposes in the public interest, for scientific or historical research purposes, or for statistical purposes in accordance with Art. 89(1) GDPR, insofar as the right to erasure within the meaning of Art. 17(1) GDPR is likely to render impossible or severely impair the achievement of the objectives of that processing, Art. 17(3)(d) GDPR.

VII. Currentness of this Data Protection Policy

This Data Protection Policy is currently in force and was last amended in May 2023.

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