LieSa | Lifecycle eStudierendenakte
"LieSa | Lifecycle eStudierendenakte" wird als kooperatives Nachnutzungsprojekt auf Basis der Dachstrategie zur Digitalen Transformation im Hochschulbereich sowie eines Initiativbudgets des Sächsischen Staatsministeriums für Wissenschaft, Kultur und Tourismus gefördert und in enger Zusammenarbeit mit der Technischen Universität Dresden realisiert.
Das Projekt läuft von Oktober 2024 bis Ende Oktober 2026 und gliedert sich in drei Teilprojekte. Für weitere Informationen nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.
Offene Projektstellen
- IT-Spezialist/in SLCMS/DMS
- Fachliche/r Koordinator/in digitales Langzeitarchiv - Archivar/in
- IT-Architekt/in digitales Langzeitarchiv
Hier haben wir ein kurzes Erklärvideo zum Projekt für Sie erstellt. In gut drei Minuten erhalten Sie einen sehr guten Überblick über das, was wir geplant haben.
Architekturskizze
Teilprojekte
Die hybride Arbeitsweise im Umgang mit Dokumenten, die im Laufe des Lebenszyklus eines Studiums an der TUC anfallen, ist nicht effektiv und birgt rechtliche Risiken. Die TUC fordert von Studienbewerbern gegenwärtig noch alle relevanten Dokumente in Papierform ab. Dieser Umstand führt insbesondere bei Studienbewerbern aus dem Ausland regelmäßig zu Hindernissen, weil jene bisweilen gar keine analogen Dokumente (bspw. Zeugnisse) mehr von den Institutionen ihres Heimatlandes erhalten. Medienbrüche durch den Druck der elektronisch eingereichten Dokumente auf Papier sind die Folge. Mit ihnen geht oft auch eine „Entwertung“ elektronisch signierter Dokumente einher, da die Kryptographie der eSignaturen durch den Ausdruck verloren geht.
Im Teilprojekt 1 widmen wir uns der Etablierung einer eStudierendenakte (inkl. eBewerberakte), welche Dokumente des gesamten Student Lifecycles abbildet und technisch mit dem jeweiligen Personendatensatz eines Student Lifecycle Managementsystems (SLCMS) verknüpft ist. Für die Verknüpfung zwischen einem SCLMS und einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) wird im Projekt eine bidirektionale Schnittstelle generisch beschrieben und auf Basis der bei TUC im Einsatz befindlichen Softwarelösungen realisiert.
Zur Realisierung dieses Teilprojektes sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stellen zu besetzen:
- IT-Spezialist/in SLCMS/DMS
Auf der Grundlage von § 14 i. V. m. § 13 Sächsisches Archivgesetz (SächsArchivG) verwahren, erhalten und erschließen die staatlichen Hochschulen in Sachsen ihr Archivgut zur allgemeinen Nutzung in eigener Zuständigkeit. Sie unterhalten zu diesem Zweck Archive in öffentlich-rechtlicher Form, die den archivfachlichen Anforderungen hinsichtlich Personal, Räumen und Ausstattung entsprechen müssen.
Die Anbietungspflicht gilt gleichermaßen für analoge und elektronische Unterlagen. Bei der Archivierung elektronischer Unterlagen (sog. digital born, z. B. eAkten, Daten aus IT-Fachverfahren, Forschungsdaten, Websites, Social-Media-Accounts, audiovisuelle Objekte, Dateisammlungen) handelt es sich damit um eine gesetzliche Pflichtaufgabe, der alle staatlichen Hochschulen in Sachsen nachzukommen haben. Dies geht weit über das reine Speichern von Daten hinaus. Elektronische bzw. digitale Archivierung beinhaltet sowohl die Verwaltung der Informationen im Archiv wie auch die Verwaltung der verwendeten technologischen Hilfsmittel (z. B. Dateiformate, Darstellungspfade) sowie die langfristige strategische Planung der bestandserhaltenden Maßnahmen. Mit der Übernahme digitaler Unterlagen in das zuständige Archiv trägt dieses die Verantwortung für deren dauerhaften Erhalt.
Die Universitätsarchive müssen deshalb digitale Langzeitarchive (dLZA) unterhalten. Grundlagen hierfür bilden das OAIS-Referenzmodell (Open Archival Information System, ISO-Standard 14721:2012) und die DIN 31644 „Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“. Derzeit gibt es kein im operativen Betrieb befindliches digitales Hochschularchiv in Sachsen.
In diesem Projekt ist ein System für ein Digitales Hochschularchiv Sachsen (DiHaS) auszuwählen, zu implementieren und die Übernahme verschiedenster elektronischer Unterlagen ins System zu pilotieren. Dabei arbeiten im Teilprojekt eine Archivarin bzw. ein Archivar und eine Informatikerin bzw. ein Informatiker eng zusammen. Auch mit den anderen Teilprojekten von LieSa gibt es eine enge Kooperation und permanente Abstimmung. Das Teilprojekt ist organisatorisch dem Universitätsarchiv Chemnitz zugeordnet.
Zur Realisierung dieses Teilprojektes sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stellen zu besetzen:
- Fachliche/r Koordinator/in digitales Langzeitarchiv - Archivar/in
- IT-Architekt/in digitales Langzeitarchiv
Ziel dieses Teilprojektes ist der Aufbau eines DiHaS als Verbundlösung der staatlichen Hochschulen Sachsens, die im operativen Betrieb gemeinschaftlich zu finanzieren ist, die Hochschulen andererseits aber von der technischen Administration eines dLZA entlastet. Um die konkreten Bedarfe der einzelnen Hochschulen im Verbund berücksichtigen zu können, wird ein Arbeitskreis mit Beteiligung möglichst aller staatlichen Hochschulen Sachsens eingerichtet. Dieser Arbeitskreis erarbeitet im TP 3 ein Regelwerk, die Organisationsform, die Infrastruktur und das Finanzierungsmodell für das DiHaS als Verbundarchiv. Eine Koordinierungsstelle für das TP 3 leitet den Arbeitskreis, erstellt alle notwendigen Normen, führt die Akquise weiterer Partnereinrichtungen durch und schließt Nutzungsvereinbarungen ab.
Das Teilprojekt ist organisatorisch dem Universitätsarchiv Chemnitz zugeordnet.
Ansprechpartnerin: Kornelia Bahls (Koordinatorin DiHaS-Verbund)
Kontakt
Abteilungsleiter Organisation & Digitalisierung
Leiter Universitätsarchiv
Koordinatorin DiHaS-Verbund
Pressemitteilungen
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Campus
Auf dem Weg zur eStudierendenakteTU Chemnitz erhält Förderung für Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes in der Universitätsverwaltung und im Universitätsarchiv, dessen Ergebnisse landesweit nachgenutzt werden sollen
