Die Organisation des Doktorandenseminars
am Veranstaltungsort

HypoVereinsbank-UniCredit Group-Stiftungsfonds in memoriam Giovanna Crivelli zur Förderung bankwissenschaftlicher Nachwuchskräfte

Zeitplan für die Organisation des Doktorandenseminars vor Ort

1. Angebote/Aufträge/Bestellungen
   Für alle Punkte, bei denen Kosten anfallen, benötigen wir Belege:
   • Angebote
   • Aufträge/Beauftragungen
   • Auftragsbestätigungen
   Häufig wird dies in Form von E-Mails geschehen. Bitte leiten Sie diese Mails weiter an finance@wiwi.tu-chemnitz.de
2. Hotel (3 Monate vor dem Seminar)
   Der Ausrichter des Seminars verhandelt mit einem Hotel oder einer Pension vor Ort über den Zimmerpreis und vereinbart ein Kontingent an etwa 15 Doppel- und 15 Einzelzimmern unter dem Stichwort "Doktorandenseminar". Nicht in Anspruch genommene Zimmer aus dem Kontingent sollen automatisch wieder freigegeben werden, bevor Stornokosten entstehen. Jeder Teilnehmer reserviert danach selbst ein Zimmer aus dem gewünschten Zimmertyp, und zwar DIREKT bei der Unterkunft. Die Rechnungen aller gekommenen Teilnehmer werden dann von der TU Chemnitz bezahlt. Das Hotel stellt die Rechnung an die u. g. Adresse.
   Benötigt das Hotel eine Kostenübernahmeerklärung, möge es bitte einen Vordruck hierzu an Prof. Thießen senden bzw. faxen. Er sendet das ausgefüllte und unterschriebene Dokument umgehend an das Hotel zurück.
   Sollten Teilnehmer nicht kommen, müssen sich diese rechtzeitig direkt beim Hotel abmelden. Sollten Stornierungskosten entstehen, wird Hotel diese dem Teilnehmer direkt in Rechung stellen. Die Stornierungskosten können je nach Hotel und Stornierungsdatum bis zu 100% des Übernachtungspreises betragen. Idealerweise erhandelt der Organisator beim Hotel die Möglichkeit, 10% der Zimmer kostenfrei bis zum Abend der Anreise stornieren zu können - einige Hotels lassen sich hierauf ein.
3. Tagungsraum (3 Monate vor dem Seminar)
   Geeigneten Veranstaltungsraum mit Beamer für mind. 50 Personen organisieren.
4. Gastvortrag (3 Monate vor dem Seminar)
   Referenten aus der Praxis für den Gastvortrag suchen.
5. Kulturprogramm (3 Monate vor dem Seminar)
   Z. B. Stadtführung, Museum o.ä. Bitte Adresse an Prof. Thießen übermitteln. Er sendet eine Kostenübernahmeerklärung direkt zu.
6. Restaurant
   Für Abendessen am Freitag Angebote vergleichen und Preis aushandeln. Bitte Adresse an Prof. Thießen übermitteln. Er sendet eine Kostenübernahmeerklärung direkt an das Restaurant.
7. Einladung (3 Monate vor dem Seminar)
   Prof. Thießen adressiert eine E-Mail mit der Einladung an mögliche Teilnehmer. Die Antwort erfolgt per Online-Einschreibung. Der zentrale Koordinator in Chemnitz sendet von selbst bzw. auf Anfrage eine Exceltabelle mit allen eingeschriebenen Teilnehmern an den Organisator vor Ort.
8. Pausenverpflegung (1 Monat vor Seminar oder eher)
   Catering für Empfang (Mittagessen am Freitag), Pausen und Imbiss vor der Abfahrt (Samstag Mittag) Bitte Adresse an Prof. Thießen übermitteln. Er sendet eine Kostenübernahmeerklärung direkt an den Caterer.
9. Kostenvoranschlag (1 Monat vor Seminar oder eher)
   an zentralen Koordinator (TU Chemnitz) senden und mit diesem abstimmen. Enthält alle Kosten vor Ort inkl. Hotel, Restaurant, Catering, Kultur, Honorar externer Referent.
10. Vorläufige Agenda erstellen und an Teilnehmer senden (1 Monat vor Seminar oder eher)
    Wird vom Organisator vor Ort erstellt. In der Regel übernimmt ein wissenschaftlicher Mitarbeiter des organisierenden Lehrstuhls die Erstellung. Die vorläufige Agenda enthält alle bis dahin bekannten Vorträge und Korreferate. Es sollen für alle Themen Korreferate übernommen werden. Es gilt kein Vortrag ohne Korreferat. Korreferenten haben 1 Woche Zeit, sich beim Organisator vor Ort zu melden. Dieser stellt dann den Kontakt zwischen Doktorand und Korreferent her.
    Zur Erstellung der Agenda kann die EXCEL-VORLAGE verwendet werden. Am linken Rand kann die Vortragszeit in Minuten angepasst werden. Wenn Zeilen eingefügt oder gelöscht werden, müssen ggfs. die Zellbezüge korrigiert werden.
11. Agenda an Teilnehmer senden (2 Wochen vor Seminar)
    Bitte auch eine Anfahrtsskizze/Anfahrtsbeschreibung beifügen. Wo kann man vor Ort am besten parken? (Oft hat sich der Hotelparkplatz als günstig erwiesen.)
    
12. Handouts (2 Wochen vor Seminar)
    Der Organisator vor Ort bietet den Referenten per E-Mail an, dass Handouts für alle Teilnehmer erstellt werden können, wenn die Präsentation bis Mittwoch (2 Tage vor Seminar) zugesendet werden.
13. Namensschilder (2 Tage vor Seminar)
    für alle Teilnehmer erstellen, mit Angaben "Prof. Dr." bzw. "Dr.".
14. Ausschilderung (1 Tag vor Seminar)
    des Veranstaltungsortes.
15. ACHTUNG, SEHR WICHTIG: Bitte 2 getrennte Listen für Fr und Sa erstellen, auf denen die Teilnehmer ihre Anwesenheit durch Unterschrift beurkunden können (1 Tag vor Seminar)
    Folgende Spalten sollten enthalten sein: Nr, Name, Vorname, Unterschrift; alphabetisch aufsteigend geordnet nach Nachnamen. Die Teilnehmer tragen sich an beiden Tagen während der Vorträge in die Liste ein.
16. Notebook mit Beamer
    bereitstellen, Teilnehmer bringen die Vorträge im Powerpoint- oder PDF-Format auf einem virenfreien USB-Stick mit.
17. Austragungsort des nächsten Seminars festlegen
    Idealerweise können Ort und Termin des nächsten Doktorandenseminars bereits am Veranstaltungsort festgelegt werden: zwei aufeinander folgende Tage (Fr und Sa). Ein Termin an dem Wochenende vor oder nach Ostern ist aufgrund potentieller Terminkollisionen der Teilnehmer möglichst zu vermeiden.

Weitere wichtige Hinweise

1. Für Budget bitte Passwort beim zentralen Koordinator in Chemnitz erfragen.
2. Rechnungsadresse
   Bitte Rechnungen von Hotel, Restaurant, Verpflegung, Stadtführung, Museum etc. direkt adressieren an den Lehrstuhl von Prof. Thießen:
   Prof. Dr. Friedrich Thießen
Technische Universität Chemnitz
Fakultät für Wirtschaftswissenschaften
09107 Chemnitz

3. Kostenübernahmeerklärung
   Gern stellt unser Lehrstuhl Kostenübernahmeerklärungen für Hotel, Restaurant und Caterer aus. Bitte melden Sie hierzu die Postadresse des Leistungserbringers per E-Mail an finance@wiwi.tu-chemnitz.de
4. Kein Trinkgeld auf Rechnungen
   Trinkgelder/tips sind nicht erstattungsfähig. Enthält eine Rechnung einen Trinkgeldposten, so wird die Rechnung ohne das ausgewiesene Trinkgeld beglichen. Ist das Trinkgeld nicht als einzelner Posten ausgewiesen, kann die Rechnung nicht bezahlt werden.
5. Barausgaben
   Gruppentickets ÖPNV, Eintritte etc., Erstattung gegen Einreichung des Originalbeleges am Lehrstuhl.