Datenschutzerklärung für den OTRS-Dienst an der TU Chemnitz
Diese Datenschutzerklärung klärt Sie in Ergänzung zu den auch insoweit zu beachtenden allgemeinen Hinweisen über die Datenverarbeitung durch die Technische Universität Chemnitz über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des OTRS-Dienstes auf. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Datenschutzerklärung auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für alle Geschlechter.
I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Technische Universität Chemnitz
vertreten durch den Rektor
Prof. Dr. Gerd Strohmeier
Straße der Nationen 62
09111 Chemnitz
E-Mail: rektor@tu-chemnitz.de
Telefon: +49 371 531-10000
Telefax: +49 371 531-10009
Web: www.tu-chemnitz.de
II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte der Technischen Universität Chemnitz ist:
Gernot Kirchner
Datenschutzbeauftragter der TU Chemnitz
Straße der Nationen 62
09111 Chemnitz
E-Mail: datenschutzbeauftragter@tu-chemnitz.de
Telefon: +49 371 531-12030
Telefax: +49 371 531-12039
Web: www.tu-chemnitz.de/rektorat/dsb/
III. Technische Umsetzung des Dienstes
Die technische Umsetzung des Otrs-Dienstes erfolgt intern durch das Universitätsrechenzentrum (URZ) der Technischen Universität Chemnitz, welches über folgende E-Mail-Adresse zu erreichen ist: support@hrz.tu-chemnitz.de
IV. Kundenzugang für Anfragen per E-Mail zum OTRS-Dienst
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Ergänzend zur Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles verarbeiten wir folgende Daten:
- vollständiger Mailheader (inklusive: Zeitpunkt des E-Mailversands, From, To, Cc, Bcc)
- Inhalt der E-Mail
- Signatur der E-Mail
- Anhänge der E-Mail
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Das Universitätsrechenzentrum ist berechtigt, personenbezogene Daten eines Benutzers mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren zu verarbeiten, d.h. beispielsweise zu erheben, zu erfassen, zu ordnen, zu speichern, abzufragen oder zu löschen, sofern und soweit die Verarbeitung für die Erfüllung des öffentlich-rechtlichen Benutzungsverhältnisses mit dem Benutzer – u.a. zur Bereitstellung des Otrs-Dienstes – erforderlich ist.
Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Universitätsrechenzentrum ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutzgrundverordnung - DSGVO) i.V.m. §§ 14, 92 Abs. 3 SächsHSFG i.V.m. der Benutzungsordnung des Universitätsrechenzentrums (URZ) der Technischen Universität Chemnitz.
Rechtsgrundlage für die Erhebung und vorübergehenden Speicherung der Daten in den Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Wahrung eines berechtigten Interesses). Zudem erlaubt auch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i. V. m. § 100 TKG eine Datenspeicherung.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Der Benutzer erzeugt per E-Mail-Programm oder über ein Webformular eine E-Mail, die über OTRS-E-Mail-Schnittstelle in das Ticketsystem gelangt.
Dabei werden E-Mail-Adresse und Inhalt der E-Mail verarbeitet. Die E-Mail Adresse dient zur Kommunikation mit dem Kunden. Sollte die E-Mailadresse mit einer E-Mailadresse eines in der TU Chemnitz registrierten Nutzers übereinstimmen, wird zusätzlich das Nutzerkennzeichen des Kunden als Merkmal des Tickets abgelegt. Damit kann der Nutzer seine eigenen Anfragen per OTRS-Kunden-Webschnittstelle einsehen und auf Rückfragen antworten bzw. neue Anfragen an den OTRS-Dienst richten.
4. Dauer der Speicherung
Speicherung im Rahmen der Erstellung von Logfiles. Derzeit werden Tickets und damit auch die E-Mail(s) des Kunden nicht gelöscht.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Auf Wunsch erhalten Sie unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
V. Bereitstellung der OTRS Webschnittstelle
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Ergänzend zur Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles verarbeiten wir folgende Daten für die OTRS Webschnittstelle:
- Name, Benutzerkennung und E-Mail-Adresse angemeldeter Nutzer*.
- OTRS Session Cookie,
Die genannten Daten (außer die mit * markierten) werden zudem temporär – das heißt lediglich vorübergehend – in den Logfiles unserer Systeme gespeichert.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Das Universitätsrechenzentrum ist berechtigt, personenbezogene Daten eines Benutzers mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren zu verarbeiten, d.h. beispielsweise zu erheben, zu erfassen, zu ordnen, zu speichern, abzufragen oder zu löschen, sofern und soweit die Verarbeitung für die Erfüllung des öffentlich-rechtlichen Benutzungsverhältnisses mit dem Benutzer – u.a. zur Bereitstellung des OTRS-Dienstes – erforderlich ist.
Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Universitätsrechenzentrum ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutzgrundverordnung - DSGVO) i.V.m. §§ 14, 92 Abs. 3 SächsHSFG i.V.m. der Benutzungsordnung des Universitätsrechenzentrums (URZ) der Technischen Universität Chemnitz.
Rechtsgrundlage für die Erhebung und vorübergehenden Speicherung der Daten in den Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Wahrung eines berechtigten Interesses). Zudem erlaubt auch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i. V. m. § 100 TKG eine Datenspeicherung.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Melden Sie sich als Bearbeiter am OTRS-Dienst an, werden in Punkt 1 aufgezählten Daten das Otrs-Session-Cookie sowie die Daten zur Bereitstellung der Webseite verarbeitet. Die Benutzerkennung dient der Identifikation des Bearbeiters bzw. des Kunden um dessen Berechtigungen im OTRS festzulegen. Als Kunde ist das die Berechtigung, die eigenen Anfragen zu sehen und als Bearbeiter ist das der Zugriff auf die entsprechenden Queues. Die Email-Adresse dient zur Kommunikation mit dem Kunden bzw. zur Benachrichtigung des Bearbeiters. Der Session-Cockie ermöglicht die sichere Kommunikation mit dem Browser des Bearbeiters bzw. des Kunden.
4. Dauer der Speicherung
Ergänzend zur Dauer der Speicherung im Rahmen der Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles gilt für den Otrs-Dienst:
Derzeit werden keine Löschungen von Tickets inklusive der damit verbundenen Verarbeitungsdaten vorgenommen.
