Organisation & Digitalisierung
Blick auf den Uniteil Straße der Nationen

Organisation & Digitalisierung

Herzlich willkommen auf den Webseiten der Abteilung 4.2 – Organisation und Digitalisierung. Das im Frühjahr 2021 gegründete Team gestaltet den Prozess der Digitalen Transformation in der Universitätsverwaltung aktiv mit. „Verwaltungsprozesse optimieren und dabei die Beteiligten mitnehmen.“, das ist unser Leitsatz. Folgende Schwerpunkte prägen unsere tägliche Arbeit:

Die Abteilung 4.2 bildet gemeinsam mit dem URZ sowie dem FRIZ der Fakultät für Informatik Fachinformatiker/innen für Systemintegration (IHK) aus. Die organisatorische Steuerung der Berufsausbildung, vom Auswahlverfahren bis zur Abschlussprüfung, obliegt der Abteilung 2.2 des Dezernates Personal. Wir bilden mit dem klaren Fokus einer langzeitlichen beruflichen Perspektive an der TU Chemnitz aus.

Im September 2022 starteten drei junge Menschen in die dreijährige Ausbildungszeit.

Ausbildungszeit: 09/2022 bis 08/2025
Status: laufend
Ansprechpartner: Uwe Weigel

Der Erfolg von Organisationsentwicklungsprojekten, der Einführung neuer Softwarelösungen, aber auch bereits seit langem etablierten Prozessen hängt maßgeblich von der Akzeptanz der betroffenen Personen ab.

Sie entsteht, wenn durch das Teilen von Wissen der Nutzen von Veränderungen oder notwendigen Maßnahmen vermittelt, Informationen geteilt und Unsicherheiten begegnet wird.

Change Management, bisweilen auch als Akzeptanzmanagement bezeichnet, ist im Arbeits- und Projektalltag allgegenwärtig und kann mit weiteren Aktivitäten sinnvoll unterstützt werden. Eine Variante, Informationen an eine Zielgruppe zu vermitteln, ist die Erstellung von kurzweiligen Erklärvideos mit dem Simpleshow Videomaker.

Ansprechpartnerin: Katja Zweigler

Die Verfügbarkeit eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist unabdingbare Voraussetzung für eine medienbruchfreie Digitalisierung von Hochschulverwaltungsprozessen, um die rechtssichere elektronische Aufbewahrung von Dokumenten in digitalen Akten gewährleisten zu können.

Laufende Projekte

Titel: elZa | elektronischer Zahlungsverkehr
Laufzeit: seit 08/2024
Status: Planungsphase
Ansprechpartner: Katja Zweigler

Titel: LieSa | Lifecycle eStudierendenakte
Laufzeit: 10/2024 bis 10/2026
Status: in Vorbereitung
Ansprechpartner: Uwe Weigel

Auf Basis der seit Dezember 2022 bestehenden Verwaltungsvereinbarung (VwV) zwischen der Sächsischen Staatskanzlei und dem Sächsischen Staatsministerium für Wissenschaft, Kultur und Tourismus zur Nutzung der eGovernment-Basiskomponenten (eGov-BaK) des Freistaates Sachsen darf die TU Chemnitz die in der Anlage zur VwV gelisteten "Digitalisierungswerkzeuge" mitnutzen.

Folgende Komponenten sind an unserer Universität bereits aktiv im Einsatz:

Aktuell fungieren das URZ und die Abteilung 4.2 als TUC-interne Ansprechpartner für die Mitnutzung der eGov-BaK. Kontaktieren Sie also gern den URZ-Support oder uns über das unten stehende Kontaktformular.

Ausführliche Informationen (Beschreibungen, Tutorials, Erklärvideos u. a. m.) zu den im Einsatz befindlichen Komponenten sind in Arbeit und werden alsbald auf unseren Websites zur Verfügung stellt.

Das Erklärvideo zeigt im Einzelnen, was die jeweiligen Komponenten leisten können und welchen konkreten Nutzen diese für unsere Universität haben.

Projektmanagement ist die Kunst, umfangreiche Aufgaben zu organisieren und zu steuern. Es zielt darauf ab, Projekte effizient und erfolgreich abzuschließen. Welche Methoden dafür genutzt werden und welche Begriffe dabei eine wichtige Rolle spielen, zeigt das nebenstehende Erklärvideo.

Die meisten Bemühungen um organisatorische Veränderung und Digitalisierung münden in konkrete Projekte. Aber nicht nur in unserer Abteilung werden Projekte bearbeitet, auch durch viele andere Stellen unserer Universität. Um diese methodisch (klassisch, agil oder hybrid) planen und durchführen zu können, bedarf es einer geeigneten Projektmanagementsoftware. Diese wurde im 4. Quartal 2021 eingeführt und steht seit Anfang 2022 im TUC-LAN als URZ-Dienst TUCproject zur Verfügung. Bei Interesse an einer Mitnutzung kontaktieren Sie bitte den URZ-Nutzerservice.

Projektlaufzeiten: 09/2021 bis 12/2021 (Einführungsprojekt); 01/2022 bis 06/2022 (Pilotierungsprojekt)
Status: laufend
Ansprechpartner: Mario Haustein (URZ) & Uwe Weigel

Die Etablierung eines universitätsweiten Prozessmanagements ist ein Instrument, um das prozessuale Denken zu fördern, Prozesse im Ist-Zustand gut zu verstehen, sie hernach zu qualifizieren und nach Möglichkeit zu digitalisieren. Wir setzen dafür die PICTURE-Prozessplattform ein, eine eGovernment-Komponente des Freistaates Sachsen. Bei Interesse an einer Mitnutzung nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Ansprechpartnerin: Katja Zweigler

Verschiedene Personalprozesse wie das Bewerbungsverfahren bei Stellenausschreibungen laufen an der TUC noch papiergebunden. Ihre Qualifizierung und die Schaffung von web-basierten "Selbstbedienungsangeboten" ist Gegenstand dieses Aufgabenfeldes. Die Informationsseite zur Pilotierung von TUCrecruiting finden Sie hier. Bei Fragen zu den laufenden Projekten nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Projektlaufzeit: seit 11/2021
Status: laufend
Ansprechpartnerin: Sophie Höppner

In den einzelnen Strukturbereichen unserer Universität wird eine Vielzahl von Verträgen geschlossen. Deren Verwaltung sowie rechtssichere elektronische Aufbewahrung verlangt nach einem softwaregestützten Vertragsmanagement. Für beides werden in diesem Projekt die Voraussetzungen geschaffen. Bei Fragen zu den laufenden Projekten nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Projektlaufzeit: seit 09/2022
Status: laufend
Ansprechpartnerin: Sophie Höppner

 

Bei Fragen oder Anregungen nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.

Team

Portrait: Uwe Weigel
Uwe Weigel
Abteilungsleiter
  • Telefon:
    +49 371 531-35638
  • E-Mail:
  • Adresse:
    Straße der Nationen 62, 09111 Chemnitz
  • Raum:
    A10.003.1 (alt: 1/003A)
  • Aufgaben:
    • Strategie & Roadmap
    • Multiprojektmanagement
    • Ausbilder gemäß AEVO für Fachinformatiker (IHK)
Portrait: Katja Zweigler
Katja Zweigler
Projekt- und Prozessmanagerin
Portrait: Sophie Höppner
Sophie Höppner
Digitalisierungsmanagerin
Portrait: Vanessa Müller
Vanessa Müller
Projektassistentin
Portrait: Erik Hübner
Erik Hübner
Auszubildender zum Fachinformatiker für Systemintegration
Portrait: Richard Kaden
Richard Kaden
Auszubildender zum Fachinformatiker für Systemintegration
Portrait: Anton Schönfeld
Anton Schönfeld
Auszubildender zum Fachinformatiker für Systemintegration

Kontakt

Senden Sie eine E-Mail an digitalisierung@verwaltung.tu-chemnitz.de oder füllen Sie dieses Formular aus:

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