Barrierefreie Dokumente

Grundlagen

Zum Inhalt von Webseiten und mobilen Anwendungen zählen „textuelle und nicht textuelle Informationen, Dokumente und Formulare zum Herunterladen und beidseitige Interaktion wie z. B. die Bearbeitung digitaler Formulare und die Durchführung von Authentifizierungs-, Identfizierungs- und Zahlungsprozessen“ (vgl. Drucksache 6/16690 des Sächsischen Landtages, Gesetzesbegründung zum Barrierefreie-Websites-Gesetz, S. 11).

Dies geht ebenfalls aus § 2a Abs. 1 Satz 2 und 3 der Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, BITV 2.0) hervor: "Zum Inhalt von Websites gehören textuelle und nicht textuelle Informationen sowie Interaktionen. Integrierte Inhalte in unterschiedlichen Formaten, beispielsweise Dokumente, Videos, Audiodateien, sowie integrierte Funktionalitäten, beispielsweise Formulare, Authentifizierungs-, Identifizierungs- und Zahlungsprozesse, sind Bestandteile von Websites. Von dieser Verordnung umfasst sind auch solche Websites, die sich ausschließlich an einen abgegrenzten Personenkreis richten, wie Intranets oder Extranets."

Dokumente und Formulare sind damit Teil des Internetauftritts und haben nach § 6 BfWebG die gleichen Umsetzungsfristen wie der entsprechende Webauftritt einer öffentlichen Stelle.

Hinweise und Angebote des Universitätsrechenzentrums

Netzwerk "Barrierefreiheit an der TU Chemnitz" über OPAL seit Januar 2021 eingerichtet (gemeinsame Austauschplattform zum Thema Barrierefreie Webseiten und Dokumente) Link zum Netzwerk

• Zielgruppe: alle Beschäftigten und Studierenden, welche sich mit digitaler Barrierefreiheit beschäftigen (Fragen und Austausch zur Barrierefreiheit von Webseiten, PDF-Dokumenten, zur Qualitätsprüfung bzw. Nachbereitung)
• konkrete Fragen rund um barrierefreie Webseiten und PDF-Dokumente stellen, Antworten können für andere von Interesse sein
• es können eigene Beispieldateien hochgeladen werden, Lösungsansätze können dann direkt am Beispiel geklärt werden und wiederum von anderen nachvollzogen werden
• PAC3-Fehler können ebenfalls direkt gepostet werden, Schritte zur Fehlerbeseitigung werden rückgemeldet

Regelmäßige Sprechstunde "Web und barrierefreie Dokumente" immer donnerstags von 11.00 bis 12.00 Uhr ab 24. Juni 2021 (Fragen klären und gemeinsame Bearbeitung von PDF-Dokumenten möglich) Link zur Online-Sprechstunde

Regelmäßige Inhouse-Schulungen zur digitalen Barrierefreiheit durch Dr. Dombeck, Termine siehe Netzwerk "Barrierefreiheit an der TU Chemnitz"
Hinweis: Auf Anfrage können einzelne Strukturbereiche individuelle Schulungstermine vereinbaren

• Schulung 1: Grundlagen der digitalen Barrierefreiheit (Zielgruppe: alle Personen, welche an der TU Chemnitz für die digitale Barrierefreiheit verantwortlich sind (PDF-Dokumente, Webseiten, ...); Inhalt: Definitionen, Gesetzlicher Rahmen, Fristen, Konformitätsstufen, etc.)
• Schulung 2: Erstellung und Prüfung barrierefreier Internetseiten an der TU Chemnitz (Zielgruppe Webautorinnen und Webautoren mit geringen Kenntnissen zur Barrierefreiheit und dem WCAG-Standard)
• Schulung 3: Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente mit Microsoft Word (Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die häufig mit Word arbeiten und daraus PDF-Dokumente generieren, mit geringen Kenntnissen zur Nutzung von Formatvorlagen in Word und zur Konvertierung von Word- in ein PDF-Dokument)
• Schulung 4: Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente mit Adobe Acrobat Pro DC
• Schulung 5: Prüfung und Nachbereitung von PDF-Dokumenten hinsichtlich ihrer Barrierefreiheit

Die Schulungen 4 und 5 richten sich konkret an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente und die standardkonforme Nachbearbeitung (älterer) PDF-Dokumente verantwortlich sind.

Zielgruppen und Anforderungen

PDF-Dokumente und Formulare sind auch auf den Webseiten der TU Chemnitz zahlreich zu finden: Studienordnungen, Prüfungsordnungen, Skripte, Newsletter, Anträge, Formulare …

Insbesondere für sehbeeinträchtigte Personen, aber auch für motorisch beeinträchtigte Personen oder Personen mit Teilleistungsstörungen (z. B.  Legasthenie) müssen diese Informationen barrierefrei zugänglich sein. Videoformate sind für hörbeeinträchtigte Personen speziell aufzubereiten.  

Um eine PDF-Datei barrierefrei zu gestalten, sind einige Arbeitsschritte bzw. Nachbereitungsaufwand nötig, denn weder ein Originaldokument (z. B. im Word- oder Powerpoint-Format), noch ein PDF-Dokument sind automatisch barrierefrei. Dies hängt oft mit fehlenden Strukturinformationen wie Überschriften, Listen, Absätzen, Alternativtexten zusammen, welche etwa zur Seitenerschließung mit Hilfe von Screenreadern unabdingbar sind.

Damit eine PDF-Datei als PDF/UA-konform gilt, müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein:

• Die Metadaten sind in den Dokumenteigenschaften (erfolgt im Ausgangsdokument) hinterlegt. Dateiname und Titel sind selbsterklärend.
• Die PDF enthält Tags für alle Inhalte, welche korrekt ausgezeichnet sind. Dazu gehören insbesondere Überschriften, Auflistungen, Absätze, Tabellen.
• Eine Schriftvergrößerung ist ohne horizontales Scrollen möglich.
• Die Reihenfolge der Tag-Struktur ist nachvollziehbar. Alle Elemente erscheinen in einer logischen Lese-Reihenfolge.
• Für alle informativen Grafiken sind entsprechende Alternativtexte hinterlegt.
• Alle nicht-inhaltstragenden Elemente sind als Artefakt gekennzeichnet (Auswahl "dekorativ"). Das gilt vor allem für Elemente, die sich auf jeder Seite wiederholen wie Kopf- oder Fußzeilen.
• Tabellen sind mit zusätzlichen Informationen versehen.
• Bei größeren und komplexen Dokumenten sind Lesezeichen vorhanden, welche eine Navigation im Dokument ermöglichen.
• Die Dokumenten-Hauptsprache ist korrekt hinterlegt. Größere Abschnitte in Fremdsprachen (Sprachwechsel) sind korrekt ausgezeichnet.
• Es sind möglichst keine Sicherheitsmechanismen aktiviert. Insbesondere ist der Zugriff durch assistive Technologien sowie das Kopieren von Text ist erlaubt.

Gesetzgebung und Standards

Internationaler Standard für barrierefreie PDF-Dokumente: ISO 14289‑1:2014, auch bekannt als PDF/UA-Standard zur Erfüllung der Anforderungen an Barrierefreiheit. Der PDF/UA-Standard (UA bedeutet „Universal Accessibility“ und orientiert sich an den Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG, "Richtlinien für barrierefreie Webinhalte").

Zur Umsetzung steht das sogenannte "Matterhorn-Protokoll" zur Verfügung. Es enthält ca. 31 Prüfschritte mit definierten 136 Fehlerbedingungen als Kriterien für eine Konformität. Weitere Informationen

PDF/UA kompakt: Barrierefreie Dokumente mit PDF - Überblick der Association for Digital Document Standards e.V. Berlin/PDF Association.

Zusatzmaterialien zu den Tutorials und weitere Anleitungen

Durch die Koordinatorin für Inklusion der TU Chemnitz wurden zur Ergänzung der Video-Tutorials zu jedem Abschnitt Handouts erstellt, welche Screenshots und das Transkript aus dem jeweiligen Tutorial sowie ergänzende Anmerkungen enthält. Hiermit soll eine effektivere Nutzung der Video-Tutorials ermöglicht werden. Die Anleitungen im Sinne eines zusätzlichen Schulungsmaterials können für die eigene Bearbeitung und Erstellung von barrierefreien Dokumenten herangezogen werden.

Zudem finden sich Anleitungen zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente aus Word, PowerPoint sowie Hinweise für barrierefreie Formulare.

Zusatzinformationen zu den Video-Tutorials sowie weitere Anleitungen (nur für interne Benutzer)

Hilfsmittel für barrierefreie Dokumente

Es gibt einige Werkzeuge zur Erstellung von barrierefreien PDF-Dokumenten aus den Ursprungsprogrammen (Word, PowerPoint, InDesign), Prgramme zur Prüfung des PDF/UA-Standards sowie Programme zur nachträglichen Korrektur von PDF-Dokumenten zum Einhalten des PDF/UA-Standards.

Adobe Acrobat Professional/Adobe Acrobat DC Pro ist das Standardwerkzeug zur Erstellung und Korrektur von PDF-Dateien inklusive Barrierefreiheitsprüfung. Es ist kostenpflichtig und es bedarf einer Schulung zum Umgang mit dem Programm.

Aktueller Hinweis: Named User Lizenzen für Adobe Acrobat Pro DC werden über die SMWK-Sondermittel "Inklusion an Hochschulen" 2020 finanziert und stehen in begrenzten Umfang zur Verfügung. Pro Struktureinheit können maximal zwei Lizenzen über diesen Weg erworben werden. Das Universitätsrechenzentrum | Softwaredienste | Softwarebeschaffung/-ausgabe benötigt eine Beantragung über das speziell vorbereitete Formular Überlassungsvereinbarung. Die Lizenz hat eine Gültigkeit bis 22.11.2022.

Weitere Hilfsmittel:

• Adobe Accessibility Design Center mit Informationen zur Barrierefreiheit
• PDF Accessibility Checker (PAC 3) ist ein kostenloses Tool der Stiftung "Zugang für alle" zur Überprüfung der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten und PDF-Formularen
• List of the common errors and warnings encountered when using the free PDF Accessibility Checker along with suggestions for resolving the errors and warnings
• Commonlook PDF-Validator
• axesPDF for Word (Word-Plugin) zur Vorbereitung und Ausgabe von PDF/UA-Dateien (kostenpflichtig)
• axesPDF QuickFix ist ein Werkzeug zum Prüfen und Korrigieren von PDF-Dokumenten (kostenpflichtig)
• PAVE (PDF Accessibility Validation Engine) ist ein Webtool zur automatisierten Erzeugung von barrierefreien PDF-Dokumenten
• NVDA Screenreader (NonVisual Desktop Access, kostenlos)
• JAWS Screenreader (Job Access With Speech, Demoversion kostenlos, d.h. ohne gültige Aktivierung läuft die Version als 40-Minuten-Demo)

Literaturempfehlung & Interessantes

Kerkmann, F./Lewandowski, D. (Hrsg.) (2015): Barrierefreie Informationssysteme: Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderung in Theorie und Praxis. Berlin: De Gruyter. Darin: Grießmann, B.: Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten sicherstellen. PDF und Barrierefreiheit. S. 140-176. Online-Ressource/E-Book mit Volltext-Zugang der Universitätsbibliothek Chemnitz.

Checklisten für PDF- und Word-Dokumente der Überwachungsstelle für Barrierefreiheit von Informationstechnik im Freistaat Sachsen

Informationen zur Erstellung von barrierefreien PDF-Dokumenten, Grundlagen, Problemlösungen bezüglich PDF/UA-Fehlerkorrektur, Glossar und mehr (Webseite unter Creative Commons Lizenz CC BY 4.0)

Informationen über die Zielgruppen, Aufgaben und Elemente des barrierefreien Zugangs und Werkzeuge von Adobe Acrobat Pro (Adobe Systems Incorporated)

Handbuch "Erstellen von barrierefreien PDF-Dokumenten mit Adobe Acrobat" (Adobe Systems Incorporated)

Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu den PAC 3-Fehlermeldungen und deren Korrektur (Screencasts zur Behebung mit Adobe Acrobat Professional Jan Eric Hellbusch unter www.barrierefreies-webdesign.de)

Informationen zur Erstellung barrierefreier Medien der Koordinierungsstelle für Chancengleichheit / Fachstelle Inklusion

Informationen zur barrierefreien Kommunikation der Informations- und Beratungsstelle Studium und Behinderung (IBS) des Deutschen Studentenwerkes

Informationen zur Gestaltung barrierefreier Word-Dokumente (Microsoft Support)

Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung von Office-Dateien (Microsoft Support)

Englisch-sprachiger Leitfaden der PDF-Association Berlin “Tagged PDF Best Practice Guide: Syntax” gibt Hinweise, Handlungsempfehlungen und Beispiele zu PDF-Tags zur Auszeichnung von Inhalten

Informationen zu barrierefreien PDF-Dokumenten der Bundesfachstelle Barrierefreiheit

Anleitung der Aktion Mensch zur Gestaltung barrierefreier PDF-Dokumente

Netzwerk Leichte Sprache e.V.