Microsoft® Dynamics™ AX   | |||
 Einleitung Grundlagen ERP-Systeme Verkauf Einkauf / Beschaffung Produktion Versand Finanzwesen |   Die Eingangsrechnung Was passiert beim Rechnungseingang?
Wenn die Rechnung zu einem bestellten Artikel eintrifft sollte sie vor dem Verbuchen auf Korrektheit überprüft werden. Sind alle Angeben korrekt, kann die Rechnung im System verbucht und an die Zahlungsfunktion übertragen werden.Durch die Buchung werden die Lieferantenverbindlichkeiten auf der einen und der Lagerwert auf der anderen Seite erhöht.
Nachdem alle zugehörigen Bestellpositionen vollständig fakturiert worden sind, ist die Bestellabwicklung beendet. Die Abwicklung der Zahlung erfolgt getrennt davon in einem anderen Prozess. Durch die enge Verknüpfung der einzelnen Microsoft Dynamics - AX Module muss die Rechnungserfassung nur einmal im System durchgeführt werden. Anschließend werden alle betroffenen Bereiche im System automatisch aktualisiert.
Wie kann eine Rechnung gebucht werden? Es gibt drei Möglichkeiten Rechnungen in Dynamics zu verbuchen:
Wie wird eine Rechnungsbuchung aus einer Bestellung durchgeführt?
Um eine Rechnung mit Bezug zur Bestellung zu verbuchen, ist es am einfachsten dies aus dem Bestellformular heraus zu erledigen. Dazu kann, wie schon beim Buchen der Bestellung oder des Lieferscheins, über die Schaltfläche „Buchung -> Rechnung“ das Buchungsfenster für die Rechnungsbuchung aufgerufen werden.
Um sicherzugehen, dass die Angaben der Lieferantenrechnung mit den eigenen Werten übereinstimmen, kann im Buchungsfenster die Schaltfläche „Summen“ betätigt werden. Daraufhin erscheint ein Fenster, welches die im System hinterlegten Summen (inklusive Mehrwertsteuer und eventuell Skonto) anzeigt. Sollten Anpassungen nötig sein, kann dies im Buchungsfenster in den jeweiligen Positionen durchgeführt werden.
Was gibt es beim Buchen einer Rechnung zu beachten?
Bei Rechnungsbuchungen mit Bezug zu Bestellungen werden immer alle Lieferscheineingänge verbucht. Sollte also die bisher gelieferte Menge einer Bestellposition nicht der bestellten Menge entsprechen, wird mit dem Buchen der Rechnung ein zusätzlicher Lagerzugang über die Differenzmenge gebucht. Solange die Fehlmenge mit Zugang der Rechnung auch im Unternehmen angekommen ist, ist dieses Vorgehen durchaus sinnvoll. In den meisten Fällen ist es aber ratsam, die Rechnung mit Bezug zu bereits gebuchten Lieferscheineingängen zu verbuchen. Dazu ist im Buchungsfenster das Auswahlfeld „Menge“ auf Lieferschein zu setzen. So wird nur die Menge in der Rechnung verbucht, die auch tatsächlich im Unternehmen angeliefert wurde.
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