Microsoft® Dynamics™ AX
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Der Zahlungsein- und ausgang
Zahlungseingang als Abschluss des Wertschöpfungsproze...
Der Wertschöpfungsprozess wird durch den Zahlungseingang für die erbrachte Leistung abgeschlossen, wobei es im Allgemeinen so ist, dass auf den Kontoauszügen der Geldeingang eines Kunden festgestellt wird. Ist dies der Fall, so gilt es, den Geschäftsvorfall auch im ERP-System zu beenden. Dies geschieht über die Buchung des Zahlungseingangs.
Wie können offene Posten ausgeglichen werden?
Bei offenen Posten handelt es sich um unerledigte Vorgänge. In der Nebenbuchhaltung wird eine nicht bezahlte Rechnungsposition auf dem Debitorenkonto bis zum Zeitpunkt der Zahlung (automatisch) als offener Posten geführt. Kauft ein Kunde Waren oder Erzeugnisse, ist dies bis zum Zeitpunkt der eigentlichen Bankbuchung der Fall.
Die offenen Posten können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann, also der Saldo der einander zugeordneten Posten Null ergibt.
Die nachfolgende Grafik verdeutlicht den Ausgleich anhand eines Debitorenkontos.
Kontoausgleich nach Zahlungseingang
Mit dem Ausgleich wird ein sog. Ausgleichsbeleg erzeugt, der die Information über die Verbindung von offenem Posten und dem Ausgleich speichert.
Zum manuellen Ausgleich offener Posten steht die Funktion Zahlungserfassung zur Verfügung: (Diese Funktion findet Verwendung, wenn die Kontoauszüge eine Debitorenzahlung aufweisen.)
Hinweis
attention
Die offenen Posten für einen Debitor können über die Schaltfläche offene Posten im Debitorenstammsatz abgefragt werden. Beachten Sie dabei, dass nur die offenen Posten des selektierten Kunden angezeigt werden.
Wie wird im System eine manuelle Zahlung erfasst?
Sobald Sie einen Zahlungseingang auf einem Kontoauszug festgestellt haben, können Sie die manuelle Erfassung von Zahlungen über „Debitoren->Journale->Zahlungen->Zahlungserfassungen“ durchführen.
Folgende weitere Schritte sind durchzuführen:
  • Im sich öffnenden Formular legen Sie einen neuen Datensatz an und wählen im Feld "Name" den Eintrag "K-Bank" woraufhin die restlichen Werte des Belegkopfes gefüllt werden.
  • Wie gewohnt erreichen Sie die Eingabemaske für die Belegpositionen über die Schaltfläche Positionen.
  • Als Konto wählen Sie das Debitorenkonto des zahlenden Debitors aus und als Buchungstext wählen Sie „Zahlung“.
  • Da das Geld auf unserem Bankkonto angekommen ist, wird als Gegenkontoart „Bank“ und als Gegenkonto „Commerzbank“ eingetragen sowie als Zahlungsstatus „Eingegangen“.
  • Denken Sie daran, dass Sie den Zahlungsbetrag im Haben buchen müssen.
  • Um die Zahlung mit einem offenen Posten zu verrechnen, müssen Sie über die Schaltfläche „Funktionen“ die Option "Ausgleich" wählen. In der nachfolgenden Übersicht erhalten Sie alle offenen Posten Ihres Debitors. Aktivieren Sie dort für den auszugleichenden Posten in der Spalte "Markieren" das entsprechende Auswahlfeld.
  • Schließen Sie die Übersicht der offenen Posten.
  • Sollte der Betrag der eingehenden Zahlung größer als der Rechnungsbetrag des von Ihnen ausgewählten offenen Postens sein, wird Ihnen die nachfolgende Statusmeldung erscheinen. Lehnen Sie die Änderung des Erfassungsbetrages mit einem „Nein“ ab.
  • Prüfen Sie anschließend Ihren Beleg und verbuchen Sie ihn, falls Sie ein OK vom System erhalten haben. Dabei wird automatisch ein Ausgleichsbeleg erstellt und der ausgeglichene Rechnungsbeleg wird in den offenen Posten gestrichen.
 
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