In Dynamics AX kann der Beschaffungsprozess nicht so ausführlich abgebildet werden wie in der Einleitung beschrieben. Beispielsweise gibt es in Dynamics AX keine Möglichkeit eine Lieferantenbewertung durchzuführen, beziehungsweise direkt Lieferantenanfragen durchzuführen und im System zu verwalten.

In Dynamics AX lässt sich der Ablauf wie folgt darstellen:

Die Bedarfsermittlung erfolgt in Dynamics AX automatisch innerhalb der Produktprogrammplanung. Dazu werden der aktuelle Lagerbestand, Verkaufsaufträge sowie Einkaufsbestellungen berücksichtigt. Außerdem spielen die Einstellungen zur Artikeldeckung eine Rolle.

Die Lieferantenauswahl in Dynamics AX kann in Abhängigkeit von den im System hinterlegten Einstellungen automatisch erfolgen oder der Lieferant wird bei der Bestellung manuell festgelegt.

Die Einkaufsbestellung wird im System entweder manuell angelegt oder durch die Umwandlung von Bestellvorschlägen erzeugt.

Der Wareneingang wird über die Buchung des Lieferscheins im System registriert. Dabei erhöht sich der physische Lagerbestand und die offene Bestellmenge wird reduziert.

Der Rechnungseingang erfolgt entweder gleichzeitig mit der gelieferten Ware oder kurze Zeit später. Die Rechnung wird im System erfasst und die Korrektheit der Rechnung kann durch einen Vergleich mit der Bestellung und dem gebuchten Wareneingang erfolgen.

Die Bezahlung der gelieferten Waren erfolgt nachdem die Rechnung im System gebucht wurde. Dabei können Zahlungs- und Skontofristen automatisch berücksichtigt werden.

Wie schon im Verkauf verwendet Dynamics AX auch im Einkauf das Belegprinzip. Dabei gibt es wieder gebuchte und ungebuchte Belege. Nachfolgende Abbildung stellt die Belege im Einkauf dar.