Um eine maschinelle Zahlung zu veranlassen benutzen Sie ebenfalls das Formular zur Zahlungserfassung, erstellen einen neuen Erfassungsbeleg und rufen die Positionsübersicht auf.

Anders als bei der manuellen Erfassung werden die Belegpositionen bei der Erstellung der maschinellen Zahlung mit den übernommenen offenen Posten aus der Vorschlagsliste automatisch vom System ausgefüllt.

Über die Schaltfläche „Zahlungsvorschlag->Zahlungsvorschlag erstellen“, wird ein Formular aufgerufen, in welches die nötigen Parameter für die Erfassung des Zahlungslaufes eingetragen werden. Wichtig ist hierbei, den Zeitraum, in dem die maschinelle Zahlung offene Posten/ Zahlungen berücksichtigen soll, einzugrenzen sowie eventuelle Angaben zu einer möglichen Betragsobergrenze zu treffen.

Über die Schaltfläche „Zahlung“ rufen Sie ein weiteres Formular auf, indem die betreffenden Kreditorenkonten eingegrenzt und eine Gruppierung vorgenommen werden können.

Die Einstellungen der beiden Formulare werden durch einen Klick auf OK bestätigt und der Zahlungsvorschlag erstellt.

Der Zahlungsvorschlag weist die offenen Posten aus, die das Zahlungsprogramm ermittelt hat und kann nun eventuell noch nachbearbeitet werden. Hier können Sie Änderungen vornehmen, die sich auf die Zahlung (Zahlweg, Hausbank) als auch auf einzelne Posten (Sperrkennzeichen, Skonto) beziehen. Um den Zahlungsvorschlag in die Positionen der Zahlungserfassung zu übernehmen dient die Schaltfläche „Übertrag“, welche nochmals bestätigt werden muss.

Nach Bearbeitung des Zahlungsvorschlages kann der Datenträger für die maschinelle Zahlung über die Schaltfläche „Funktion->Zahlung generieren“ erzeugt werden.

Im sich öffnenden Formular muss über die Schaltfläche Dialog der Speicherort der Datei, die Währung und das Bearbeitungsdatum eingetragen werden um die Datei generieren zu können. Durch bestätigen des Dialoges mit OK wird die Exportdatei erzeugt und ein Kontrollbericht auf dem Bildschirm ausgegeben.

Nachdem der Datenträger über OK angelegt wurde, übernimmt das System die offenen Posten, die in die maschinelle Zahlung integriert wurden als Belegpositionen im angelegten Erfassungsbeleg und spezifiziert diese mit dem Zahlungsstatus „Versendet“, wodurch der Zahlungslauf aktiviert wurde. Nun muss die Erfassung noch verbucht werden und der Datenträger an die Bank übermittelt werden.